Nhân Viên Điều Phối Dự Án

1. Điều phối chuẩn bị hoạt động dự án
- Tiếp nhận và trực tiếp điều phối dự án khi có thông báo trúng thầu từ Phòng Thương Mại (PTM)
- Tham gia họp với các bên liên quan (PTM, HSE) trước khi triển khai dự án. Làm rõ các yêu cầu kỹ thuật, hạng mục công việc và điều kiện hợp đồng
- Tìm hiểu và nắm rõ các yêu cầu kỹ thuật của dự án
- Tính toán khối lượng, lập bảng phân rã chi tiết công việc, kế hoạch nhân lực, vật tư - thiết bị của dự án
- Đánh giá rủi ro và thiết lập biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra
- Lập bảng tiến độ và sơ đồ tổ chức của dự án. Theo dõi và cập nhật thường xuyên (nếu có thay đổi)
- Lập phương án thi công cho từng công việc cụ thể
- Lập kế hoạch kiểm tra và giám sát chất lượng (ITP)
2. Theo dõi kế hoạch dự án, phối hợp các bên thực hiện công việc theo tiến độ
- Liên hệ thường xuyên và cập nhật với khách hàng về thời gian triển khai dự án
- Liên hệ với PTM/ khách hàng để xin các yêu cầu về HSE tại công trường nhằm chuẩn bị tốt nhất: Thủ tục ra vào cổng, nhập hàng, xuất hàng, bằng cấp, chứng chỉ, kiểm định, tiêu chuẩn thiết bị & điện, xin vị trí đặt Kho tạm & Workshop
- Tổ chức cuộc họp Triển khai dự án với Sup/ Engineer/ Admin được phân công để làm rõ các yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, khối lượng công việc cũng như các thủ tục về an toàn, môi trường. Đưa ra những điểm khó khăn hoặc cần lưu ý/ rút kinh nghiệm ở dự án trước và đề xuất các biện pháp khắc phục/ hỗ trợ với Trưởng phòng dự án
- Chủ động theo dõi kế hoạch huy động vật tư - nhân sự dự án
- Cập nhật thường xuyên với BP. Kho và BP. Mua hàng để theo dõi tình trạng mua hàng & cấp hàng cho Dự Án có phù hợp với tiến độ của dự án hay không. Kiểm tra việc tương thích giữa hồ sơ máy móc, vật tư với thực tế vật tư, máy móc trước khi cấp cho Dự Án
- Theo dõi tình trạng và đôn đốc công việc ngoài công trường tương ứng với tiến độ đã lập.
- Chủ động liên hệ thường xuyên về tiến độ, kỹ thuật, thiết bị với công trường, nhằm đánh giá tiến trình cấp nhân sự, vật tư của công trường
- Nhận báo cáo hàng ngày/ tuần của công trường (Engineer, Sup, Admin...) về tiến độ dự án. Chủ động cập nhật tiến độ để báo cáo cấp trên nhanh chóng khi cần thiết
- Xử lý các vấn đề phát sinh tại công trường nằm trong khả năng và quyền hạn của mình
- Liên hệ với khách hàng thường xuyên nhằm lấy thông tin tốt hơn về tình hình dự án đang thực hiện
- Liên hệ với Công trường nhiều hơn nhằm cập nhật thông tin khác về công trường tốt hơn (thái độ, phàn nàn, khích lệ...)
- Chủ động theo dõi và yêu cầu Công trường cập nhật sơ đồ tổ chức chi tiết thi công. Đánh giá và theo dõi sơ đồ này có được vận hành tốt ở công trường hay chưa, đề xuất phương án thay thế (nếu có)
- Phối hợp với bộ phận QC để kiểm tra công việc thực tế tại dự án
- Phối hợp công việc và trao đổi thông tin với Đội điều phối viên nhằm điều phối tốt hơn máy móc, nhân sự, vật tư giữa các dự án
- Theo dõi, nhắc nhở Admin việc kiểm đếm - bảo quản vật tư, thiết bị tại công trường, hạn chế thấp nhất tình trạng thất thoát vật tư của dự án
3. Thực hiện và kiểm soát công tác nghiệm thu
- Đảm bảo hồ sơ nghiệm thu đúng theo yêu cầu hợp đồng
- Phối hợp với BP Kho và Quản lý công trường để xác định lượng vật tư còn lại hiện tại và rà soát lại nếu có thất thoát.
- Khảo sát ý kiến khách hàng sau khi kết thúc dự án.
- Tổ chức Họp kết thúc dự án, đưa ra bài học kinh nghiệm.
4. Các công việc khác
- Thực hiện công việc theo yêu cầu từ Trưởng Phòng dự án
- Cập nhật, lưu trữ hồ sơ dự án theo đúng quy định ISO
- Tham gia ứng phó với các tình huống khẩn cấp
- Tham gia nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro