Nhân viên điều phối hàng hóa chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích, đảm bảo hàng đến đúng thời gian, địa điểm, số lượng, chất lượng với chi phí tối ưu.
a. Lên kế hoạch và tổ chức vận chuyển
Nhận lệnh xuất hàng/đơn hàng từ các bộ phận liên quan (kinh doanh, kho, sản xuất).
Xác định phương thức vận chuyển phù hợp (đường bộ, đường biển, đường hàng không, đường sắt, liên phương thức).
Sắp xếp, điều phối xe tải/tàu/máy bay dựa trên tải trọng, lộ trình và thời gian yêu cầu.
Tối ưu hóa lộ trình, ghép hàng (groupage) để tiết kiệm chi phí.
b. Giám sát và theo dõi đơn hàng
Theo dõi lộ trình hàng hóa qua hệ thống GPS, phần mềm quản lý vận tải (TMS) hoặc liên hệ trực tiếp với tài xế/hãng vận tải.
Cập nhật trạng thái đơn hàng thường xuyên cho khách hàng và bộ phận liên quan.
Xử lý các sự cố phát sinh: xe hỏng, kẹt đường, chậm chuyến, mất hàng, hư hỏng... và tìm phương án giải quyết nhanh nhất.
c. Phối hợp nội bộ và bên ngoài
Làm việc với bộ phận kho để kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, xếp dỡ đúng quy trình.
Liên hệ với hãng vận tải, đại lý logistics, hải quan (nếu có) để xin báo giá, đặt chỗ, làm thủ tục.
Phối hợp với bộ phận bán hàng/
chăm sóc khách hàng để thông báo tiến độ và xác nhận giao hàng.
d. Quản lý chứng từ và dữ liệu
Lập, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ liên quan: lệnh điều động, phiếu xuất kho, vận đơn (B/L), phiếu gửi hàng (CMR), biên bản bàn giao...
Nhập dữ liệu vận chuyển vào hệ thống phần mềm quản lý.
Tổng hợp báo cáo định kỳ: số lượng chuyến, chi phí vận tải, thời gian
giao nhận, tỷ lệ hư hỏng/thất thoát.
e. Kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả
So sánh giá cước giữa các nhà cung cấp vận tải.
Đề xuất cải tiến quy trình nhằm giảm chi phí và thời gian vận chuyển.
Đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn giao thông
Trình độ & chuyên môn:
Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Ngoại thương, Kinh tế vận tải hoặc tương đương.
Hiểu biết về các phương thức vận chuyển, Incoterms, quy trình xuất nhập khẩu cơ bản.
Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng (Excel, Word, email) và phần mềm
quản lý kho/vận tải.
Kỹ năng:
Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề linh hoạt.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và phối hợp làm việc nhóm.
Khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực cao, xử lý nhiều việc cùng lúc.
Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm với hàng hóa.
Kinh nghiệm:
Từ 0-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (có thể nhận sinh viên mới ra trường với đào tạo kèm cặp).
Mức lương cạnh tranh + thưởng hiệu quả công việc/KPI.
Thưởng lương tháng 13.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
Cơ hội đào tạo nâng cao nghiệp vụ logistics, xuất nhập khẩu.
Môi trường năng động, cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm điều phối, Quản lý vận tải.
