Nhân Viên Hành Chính Kiêm Kế Toán Nội Bộ

Mô tả công việc
Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
Mục Tiêu Công Việc
Phụ trách các hoạt động hành chính và vận hành văn phòng (chiếm khoảng 70% công việc), đồng thời hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán nội bộ (chiếm khoảng 30%), bao gồm theo dõi thu chi hộ, hợp đồng môi giới, công nợ, hóa đơn và chứng từ.
Lưu ý: Công ty có đơn vị dịch vụ kế toán thuê ngoài phụ trách nghiệp vụ kế toán thuế. Nhân sự đảm nhiệm vị trí này chủ yếu hỗ trợ cung cấp hồ sơ, chứng từ, đối chiếu số liệu và phối hợp với đơn vị dịch vụ khi cần thiết, không chịu trách nhiệm chính về kế toán thuế.
Trách Nhiệm Chính
1. Hành Chính Vận Hành (Administration) - 70%
1.1 Công tác hành chính văn phòng
- Quản lý công văn, thư từ, hồ sơ và tài liệu hành chính; thực hiện lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm.
- Tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp thư từ, hồ sơ, tài liệu đến các bộ phận liên quan.
- Theo dõi các chi phí văn phòng như điện, nước, internet, điện thoại, phí dịch vụ và các chi phí hành chính khác.
Hỗ trợ các công việc liên quan đến nhân sự và các thủ tục hành chính khi được yêu cầu.
- Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của cấp quản lý.
1.2 Công tác Công đoàn
- Theo dõi danh sách đoàn viên và tình hình biến động đoàn viên Công đoàn.
- Theo dõi kinh phí công đoàn, đoàn phí và các khoản thu chi liên quan.
- Thực hiện các thủ tục, hồ sơ và báo cáo liên quan đến hoạt động Công đoàn.
- Theo dõi, quản lý chứng từ và lưu trữ hồ sơ thu chi Công đoàn.
- Phối hợp triển khai các hoạt động chăm lo đời sống, phúc lợi và phong trào nội bộ cho người lao động.
2. Kế toán nội bộ (Internal Accounting)
2.1 Theo dõi hoạt động thu chi hộ (SA)
- Kiểm tra tính chính xác và hợp lý của bảng tính phí thu chi hộ (SA) trước khi trình duyệt hoặc thực hiện thanh toán.
- Tiếp nhận, kiểm tra và ghi nhận các bảng tính phí SA vào hệ thống/file theo dõi nội bộ.
- Kiểm tra hợp đồng, thỏa thuận và các chứng từ liên quan đến từng giao dịch SA.
- Theo dõi tình trạng thanh toán, công nợ phải thu/phải trả và thời hạn thanh toán của từng giao dịch.
- Đối chiếu số liệu thu, chi thực tế với bảng tính phí, chứng từ và các khoản thanh toán liên quan.
- Theo dõi, cập nhật và nhắc nhở các khoản công nợ đến hạn hoặc quá hạn.
- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hợp đồng, bảng tính phí, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan theo từng giao dịch.
- Tổng hợp báo cáo tình hình thu chi, công nợ và các giao dịch SA định kỳ.
2.2 Theo dõi hợp đồng môi giới (HĐMG)
- Tiếp nhận, kiểm tra và theo dõi các hợp đồng môi giới (HĐMG) của Công ty.
- Kiểm tra thông tin hợp đồng, giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán và các chứng từ liên quan.
- Theo dõi công nợ phải thu/phải trả theo từng hợp đồng, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn với hợp đồng, bảng tính phí và chứng từ thanh toán.
- Cập nhật tình trạng hợp đồng, thanh toán, hóa đơn và công nợ vào file theo dõi.
- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hợp đồng, phụ lục, hóa đơn và các tài liệu liên quan.
- Chủ động nhắc nhở các bộ phận liên quan về tiến độ thanh toán, xuất hóa đơn và các nghĩa vụ cần thực hiện theo hợp đồng.
- Tổng hợp báo cáo tình trạng hợp đồng, công nợ và hóa đơn định kỳ.
2.3 Công việc kế toán nội bộ khác
- Theo dõi các khoản thu chi nội bộ và chi phí hoạt động của Công ty.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ thanh toán trước khi trình duyệt.
- Cập nhật, đối chiếu và lưu trữ các số liệu kế toán nội bộ.
- Lập báo cáo thu chi, công nợ và các báo cáo quản trị theo yêu cầu.
- Phối hợp với kế toán thuế hoặc đơn vị dịch vụ kế toán trong việc cung cấp chứng từ, đối chiếu số liệu khi cần thiết.
-Thực hiện các công việc khác liên quan đến kế toán nội bộ theo phân công của cấp quản lý.
Thời gian và Địa điểm làm việc:
Thời gian: Giờ hành chính, từ thứ Hai đến thứ Sáu, sáng Thứ 7.
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh.