Nhân viên Hành chính kiêm Lễ tân

Mô tả Công việc
1. CÔNG VIỆC ADMIN:
Hành chính:
Soạn thảo văn bản, hợp đồng, email thông báo liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nội bộ.
Lưu trữ tài liệu (cả bản cứng và bản mềm) khoa học, dễ truy cập.
Tính phí dịch vụ khách hàng (xe, thư từ, bưu phẩm, phòng họp, ngoài giờ,...)
Theo dõi và tổng hợp báo cáo: (hỗ trợ thêm nếu có)
Doanh thu thuê văn phòng, doanh thu bãi xe, chi phí vận hành.
Tình hình công nợ khách hàng thuê.
Vận hành tòa nhà:
Theo dõi các hợp đồng thuê văn phòng (thời hạn, gia hạn, thanh toán...).
Nhận thông báo sửa chữa hoặc bảo trì từ khách hàng, phối hợp với đội kỹ thuật để xử lý.
Quản lý và theo dõi việc đặt phòng họp, sử dụng tiện ích chung (máy in, pantry,..).
Đảm bảo khu vực pantry luôn đủ vật tư cần thiết (nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ
dùng phục vụ).
Kiểm tra, theo dõi tình trạng hàng hóa, và lập kế hoạch đặt hàng định kỳ hoặc khi cần thiết.
Liên hệ với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng hàng hóa và các sản phẩm phục vụ cho khu vực pantry.
Quản lý ngân sách cho việc cung ứng vật tư pantry và báo cáo chi phí khi cần thiết.
Lên danh sách và mời khách tham gia sự kiện của tòa nhà (teabreak, hội thảo, networking...).
Phối hợp chuẩn bị vật liệu, thiết bị, và trang trí khu vực sự kiện.
Hỗ trợ khách hàng trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
Kiểm tra và đặt hàng vật tư pantry:
Đảm bảo khu vực pantry luôn đầy đủ vật tư (nước uống, đồ ăn nhẹ, đồ dụng phục vụ)
Kiểm tra, theo dõi tình trạng hàng hóa, lập kế hoạch đặt hàng định kỳ hoặc khi cần thiết
Liên hệ với nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng hàng hóa và các sản phẩm khu vực phục vụ pantry
Quản lý ngân sách cho việc cung ứng vật tư khu vực pantry và báo cáo chi phí khi cần thiết.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện:
Lên danh sách và mời khách hàng tham gia sự kiện của tòa nhà (teabreak, hội thảo, networking..)
Phối hợp chuẩn bị vật liệu, thiết bị, trang trí khu vực sự kiện
Hỗ trợ khách hàng trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
B. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
Hỏi thăm khách hàng định kỳ, hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc hoặc khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Ghi nhận ý kiến, phản hồi từ khách và đề xuất phương án cải thiện chất lượng dịch vụ lên quản lý.
Hỗ trợ giải quyết khiếu nại, nếu có, một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Tư vấn dịch vụ Công ty đến với khách hàng
C. CÔNG VIỆC LỄ TÂN
Đón tiếp khách hàng:
Chào đón khách hàng, đối tác đến làm việc hoặc tham quan.
Xác minh thông tin khách (ghi nhận thông tin vào sổ/ứng dụng quản lý khách) và hướng dẫn khách đến đúng phòng/khu vực.
Luôn giữ thái độ thân thiện, chuyên nghiệp và lịch sự khi giao tiếp.
Quản lý khu vực lễ tân:
Đảm bảo khu vực quầy lễ tân sạch sẽ, ngăn nắp và được trang trí phù hợp (theo các dịp lễ/tết).
Kiểm tra, bổ sung nước uống, tạp chí, danh thiếp, và các tài liệu giới thiệu tại khu vực tiếp khách.
Trực tổng đài:
Nhận và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
Lưu lại thông tin các cuộc gọi quan trọng hoặc yêu cầu đặc biệt của khách
hàng để báo cáo.
Quản lý thư tín, bưu phẩm:
Tiếp nhận và bàn giao thư tín, bưu phẩm của khách hoặc cư dân trong tòa nhà.
Lưu trữ cẩn thận, liên hệ với người nhận để giao lại đúng hạn.