Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Công tác Lễ tân
- Chịu trách nhiệm tiếp đón khách ra vào Công ty, quản lý số lượng người vào ra hàng ngày.
- Sắp xếp phòng họp, set up các trang thiết bị phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất phòng họp đầy đủ (nước, bút viết, bút chỉ, máy tính kết nối, âm thanh, photo tài liệu họp (nếu có) ...) trước khi phòng họp diễn ra 30 phút.
- Tiếp nhận cuộc gọi điện thoại đi và đến, chuyển cuộc gọi đến những cá nhân, bộ phận có liên quan.
- Phối hợp với các bộ phận Lễ tân của các Đơn vị thành viên chuẩn bị các yêu cầu theo nội dung công việc (sắp xếp phòng họp, thành phần họp...)
- Chuyển phát công văn, tài liệu giấy tờ đi - đến cho các cá nhân, bộ phận trong Công ty.
- Đảm bảo vệ sinh, an toàn các phòng Ban lãnh đạo. Giám sát và hỗ trợ công tác lau dọn để luôn sạch sẽ, gọn gàng và sẵn sàng vào mỗi buổi sáng làm việc, đầu giờ chiều và khi có khách ra vào.
- Quản lý và hỗ trợ Tạp vụ trong việc chăm sóc, vệ sinh và sắp xếp Văn phòng làm việc. Chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, lịch sự và trang trọng (cắm hoa tươi, vệ sinh, chăm sóc cây....)
2. Công tác Hành chính
a) Quản lý Hành chính và Chi phí:
- Thực hiện công tác an ninh, phòng cháy chữa cháy và môi trường tại Công ty.
- Làm thủ tục thanh toán các chi phí liên quan đến Văn phòng phẩm, Máy văn phòng, name card, Ăn ca, Chuyển phát nhanh, In ấn tài liệu ... của Công ty.
- Theo dõi việc sử dụng và cấp phát, thanh toán Văn phòng phẩm, Máy văn phòng, name card, Ăn ca, Chuyển phát nhanh ... ... báo cáo định kỳ và đột xuất với Quản lý.
- Cấp phát Phiếu ăn, Vé xe... cho CBNV Công ty hàng tháng và khi có phát sinh.
- Đề xuất định mức về Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh, Máy văn phòng,... đảm bảo theo đúng quy định và quy chế của Tập đoàn.
- Tập hợp tài liệu trình ký để chuyển sang bộ phận chức năng và trình ký Ban lãnh đạo.
- Hỗ trợ các Phòng Ban in ấn, photo tài liệu.
- Báo cáo Quản lý và Đơn vị có thẩm quyền về tình hình mua sắm tài sản, cơ sở vật chất,... theo yêu cầu trong từng thời kỳ.
- Theo dõi và thực hiện hoạt động cung ứng dịch vụ hành chính cần dùng trong Văn phòng, phù hợp với CBNV, đảm bảo kịp thời và hợp lý.
- Tham gia vào công tác 5S - vệ sinh văn phòng.
- Thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo công việc theo quy định.
- Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý.
b) Dịch vụ hậu cần cho các sự kiện trong Công ty:
- Phối hợp với các Bộ phận tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty.
- Tham gia đóng góp ý kiến, thực hiện đúng format của chương trình.
- Chuẩn bị tiệc, ấn phẩm và quà tặng theo yêu cầu của từng sự kiện.
- Chịu trách nhiệm trong việc hỗ trợ hậu cần, tiếp tân, lễ tân và phục vụ sự kiện nội bộ Công ty hoặc Tập đoàn.