Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

1. Các công việc chuyên môn (85%):
- Phối hợp cùng Tạp vụ để duy trì quang cảnh vệ sinh văn phòng;
- Trực, mở/khóa cửa văn phòng;
- Trực tổng đài, chuyển, ghi nhận các cuộc gọi đến;
- Quản lý và điều phối VPP, trang thiết bị, phòng họp, xe, taxi;
- Chuẩn bị trang thiết bị, đồ dùng, nước uống cho các cuộc họp khách hàng và nội bộ;
- Tiếp đón khách gọi điện và tới văn phòng giao dịch, giải đáp các thông tin trong phạm vi được cung cấp;
- Chuẩn bị thức ăn/đồ uống cho Ban Giám đốc tại công ty.
- Nhận/gửi công văn, thư tín, chuyển phát...;
- Hỗ trợ các phòng ban trong công tác soạn thảo văn thư/văn bản, photo/in ấn giấy tờ,....;
- Hỗ trợ hoạt động công tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, ...;
- Hỗ trợ Phòng HCNS trong việc lọc hồ sơ ứng viên và cập nhật dữ liệu ứng viên;
- Thực hiện tạm ứng/quyết toán tạm ứng/thanh toán cho công tác Lễ tân;
2. Các công việc hỗ trợ, tự làm khi cần (15%):
- Giao dịch với Ban quản lý tòa nhà, Đối tác cung cấp dịch vụ (supplier);
- Hỗ trợ đồng nghiệp và các phòng ban khác trong công tác văn thư giấy tờ, thủ tục theo quy định pháp luật...
Trách nhiệm:
- Tuân thủ quy chế, quy trình, biểu mẫu hoạt động của phòng và Công ty;
- Đi sớm hơn so với thời gian quy định của Công ty từ 10 phút;
- Tuân thủ kỷ luật lao động, không vắng mặt đột xuất mà không có kế hoạch và được phê duyệt;
- Thực hiện các công việc đủ hạng mục, đúng thời hạn/ tiến độ;
- Pha trà/tiếp nước cho Ban Giám đốc và khách tới giao dịch tại văn phòng;
- Giải đáp và hướng dẫn cho ứng viên, đối tác, khách hàng những thông tin trong phạm vi công việc;
- Duy trì vệ sinh khu Lễ tân và phòng họp;