Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự Kiêm Lễ Tân

1. Mục đích công việc
Tổ chức triển khai và giám sát việc thực hiện công tác Hành chính Nhân sự Lễ tân tại Chi nhánh đảm bảo chi nhánh hoạt động thông suốt và tuân thủ quy định nội quy của Công ty.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác Hành chính- Lễ tân
- Trực tổng đài điện thoại: Nhận, chuyển cuộc gọi cho các phòng ban chức năng có liên quan, ghi nhận thông tin của khách hàng: Cung cấp chính xác thông tin đối tác, khách hàng.
- Tiếp đón khách và thông báo đến các đơn vị có liên quan; Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty/ và phòng Tổng Giám Đốc.
- Thực hiện đặt vé máy bay/ phương tiện đi lại Văn phòng Công ty- Chi nhánh theo chỉ đạo.
- Làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính trong tháng: Điện-nước của các kho, Grab giao hàng, phí thuê văn phòng, nước uống, thay mực máy in, Photocopy, sim điện thoại, cước Mibifone...
- Tiếp nhận/ chuyển công văn, giấy tờ của các Phòng/ Bộ phận Cty gửi hoặc cơ quan chức năng ngoài Công ty; Lưu giữ các văn bản hành chính và hồ sơ chứng từ tại Chi nhánh;
- Lập kế hoach, đề xuất và tiến hành nhận, theo dõi, cấp phát, thu hồi và bảo quản: Văn phòng phẩm, sim card, đồng phục, BHLĐ/ phương tiện bảo vệ cá nhân...các công việc Hành chính có liên quan. Thực hiện đề nghị thanh toán chi phí hành chính tại Chi nhánh: Điện, nước, rác thải,...;
- Tham gia soạn thảo các văn bản hành chính có liên quan tại Chi nhánh theo yêu cầu;
- Giám sát và báo cáo công tác của Tổ Bảo vệ/ Tạp vụ vệ sinh;
2.2. Công tác Nhân sự
- Theo dõi lịch làm việc, chấm công, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên;
- Phối hợp Phòng HCNS theo dõi/ kiểm tra và tổ chức thực hiện/ báo cáo công việc: Hồ sơ lái xe; ký HĐTV/ đánh giá hết thời gian thử việc; ký HĐLĐ chính thức;
- Hoàn tất hồ sơ nghỉ việc: Tiếp nhận đơn/ báo cáo nghỉ không lương (bỏ việc)/ bàn giao công việc, công cụ dụng cụ, đồng phục/ BHLĐ/ phương tiện cá nhân, công cụ dụng cụ.....
- Giải đáp các thắc mắc cho nhân viên về các thủ tục, qui định của Công ty khi nhân viên có nhu cầu hoặc tiếp nhận, báo cáo cấp Quản lý trực tiếp và Phòng HCNS Công ty nếu ngoài thẩm quyền giải quyết.
2.3. Công tác SHE
- Giám sát và báo cáo công tác: Khám sức khỏe Lái xe, Test covid-19 (nếu có ...; Chất thải nguy hại (ghẻ lau/ dầu nhớt); Bảo hộ lao động, phương tiện bảo vệ cá nhân.
- Lập các biển báo cảnh báo nguy hiểm/ khu vực nguy hiểm đề phòng xảy ra tai nạn và giám sát việc tuân thủ thực hiện.
- Tham gia góp ý các biện pháp ATLĐ, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường.
- Quản lý và theo dõi toàn bộ cơ sở hạ tầng khu vực Chi nhánh: Camera, phương tiện PCCC, ...Giám sát thực hiện vệ sinh công nghiệp và duy trì mảng cây xanh trong khuôn viên Chi nhánh.
2.4. Công tác Quản lý hồ sơ Lái xe
Tổ chức thực hiện: Nhận, cập nhật, lưu thông tin và thông báo đến bộ phận phụ trách liên quan về Xe và Tài xế, lưu bản sao và bản chụp giấy tờ liên quan đến xe, bao gồm: Càvẹt gốc, Càvẹt sao y; Sổ kiểm định; Giấy biên nhận thế chấp/ giấy xác nhận cho thuê tài chính (nếu có); Phù hiệu xe; Giấy đi đường (nếu có) => chuyển vào P.HCNS Công ty.
2.5. Các công việc khác do Cấp quản lý/ TGĐ phân công.
2.6. Hỗ trợ các công việc khác tại Chi nhánh.
3. Quyền hạn
- Không tiếp nhận (trả lại) văn thư/ hồ sơ chứng từ không đúng quy định.
- Lập biên bản nhân viên vi phạm Nội quy Chi nhánh/ vi phạm an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ.
- Tiếp nhận, phản ánh và phân loại các thông tin tại Chi nhánh và chuyển cho P.HCNS hoặc Phòng/ Bộ phận có liên quan đến thông tin.
- Giám sát việc tuân thủ nội quy/ quy định tại Chi nhánh.
4. Những mối quan hệ trong công việc
- Nội bộ: Phòng HCNS, Phòng Kế toán, Chi nhánh, BP điều độ và các Phòng/ Bộ phận chức năng có liên quan đến công việc.
- Bên ngoài: Đơn vị thu gom rác, BQL Khu công nghiệp, Các cơ quan chức năng có liên quan.