Nhân viên Hành chính Tổng hợp

1. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

• Thực hiện Thủ tục hành chính với các Cơ quan như An toàn vệ sinh thực phẩm, Phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm, kiểm định xe và các hồ sơ pháp lý khác liên quan đến hoạt động Công ty, v.v...
• Thực hiện thủ tục cấp chứng nhận Global GAP, HACCP,.....
• Thực hiện thủ tục xin Visa, thẻ Apec,... theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
• Thực hiện thủ tục Giấy phép kinh doanh
• Các thủ tục giấy tờ khác theo hoạt động của Công ty.

2. Văn thư lưu trữ - quản lý con dấu:

• Soạn thảo văn bản hành chánh
• Đóng dấu văn bản, chứng từ của các bộ phận.
• Kiểm tra thẩm quyền ký văn bản, thể thức soạn thảo; đóng dấu khi văn bản hợp lệ về mặt hình thức và thẩm quyền ký duyệt
• Lưu trữ các văn bản nội bộ thuộc bộ phận HCNS.
• Quản lí công văn vào - ra và nội bộ

3. Hành chính lễ tân:

• Tiếp đón các đoàn tham quan, khách hàng, đối tác, đoàn kiểm tra Global Gap và các chứng nhận của Công ty và nhà máy.
• Tiếp nhận, trả lời, chuyển máy... điện thoại khi khách hàng/ đối tác gọi vào công ty;
• Trao đổi với khách hàng, chủ động hồi đáp trong phạm vi quyền hạn cho phép;
• Thông tin, thông báo nội bộ.
• Kiểm soát các chi phí hành chính và thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí hành chính như điện, nước, cước phí điện thoại, internet, chuyển phát,....
• Theo dõi, quản lý tài sản, cơ sở vật chất Văn phòng chính;
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty (team building, sinh nhật công ty,....);

4. Giám sát công việc vệ sinh và an ninh văn phòng:

• Giám sát việc tuân thủ qui định về đảm bảo an toàn an ninh, trật tự bãi xe, vệ sinh, sử dụng điện nước và PCCC trong tòa nhà.

5. Quản lý xe Công ty:

• Quản lý về điều động xe công tác, thủ tục xe như bảo hiểm, đăng ký kiểm định, phù hiệu vận tải, Vtracking,.....
• Theo dõi tình trạng vi phạm giao thông các xe của Công ty và báo cáo khi có vi phạm xảy ra.

6. MUA SẮM HÀNH CHÍNH và CÔNG VIỆC KHÁC:

• Đặt mua VPP và mua hành chính.
• Tạm ứng và quyết toán chi phí liên quan đến hoạt động hành chính hàng tháng.
• Xử lý các vấn đề khác liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, hoạt động của bộ phận theo sự chỉ đạo phân công của cấp Quản lý trực tiếp.