Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp

1. Văn thư - lưu trữ
Quản lý và sử dụng con dấu Công ty đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ.
Tiếp nhận, vào sổ, luân chuyển văn bản đi/đến; sao y, công chứng giấy tờ khi có yêu cầu.
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ/tài liệu khoa học; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tài liệu.
2. Lễ tân - khánh tiết
Đón tiếp khách hàng/đối tác đến giao dịch chu đáo, chuyên nghiệp; hướng dẫn khách đến đúng phòng ban.
Chuẩn bị phòng họp, nước uống, thiết bị (máy chiếu, mic...), hậu cần cho các cuộc họp và các đoàn khách của Công ty.
Thực hiện tổ chức công tác hậu cần các sự kiện nội bộ: Sinh nhật, Tất niên, Teambuilding, Hội nghị...
Giám sát, duy trì không gian chung và khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng.
3. Công tác Mua sắm CCDC, vật tư tiêu hao, VPP
Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch và đề xuất mua sắm CCDC - VPP - tài sản hàng tháng cho các phòng ban.
Tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp, lấy báo giá, đàm phán và thực hiện thủ tục mua sắm, thanh toán.
Quản lý, cấp phát và tối ưu hóa chi phí sử dụng VPP, vật tư tiêu hao
4. Quản lý Kho hàng quà tặng
Theo dõi, quản lý chi tiết nhập - xuất - tồn kho quà tặng, sản phẩm (chè/quà biếu) của Công ty.
Đóng gói, chuẩn bị quà tặng cho đối tác, khách hàng, CBNV trong các dịp Lễ, Tết, sự kiện.
Định kỳ kiểm kho, đề xuất bổ sung hàng hóa khi chạm ngưỡng tồn tối thiểu.
5. Quản lý Tài sản & thiết bị.
Cập nhật, theo dõi biến động tài sản văn phòng (tăng, giảm, điều chuyển, bảo trì, sửa chữa).
Phối hợp với Phòng TCKT thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ 2 lần/năm; làm thủ tục thanh lý tài sản
6. Điều phối Xe ô tô & công việc khác
Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp và điều phối lịch trình xe công tác cho Ban Lãnh đạo và các phòng ban.
Thực hiện các báo cáo công việc định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.