Nhân Viên Hành Chính

1 Khánh tiết, tiếp đoàn: Phối hợp và thực hiện các công tác khánh tiết, tiếp đón đoàn khách đến làm việc tại đơn vị. Bao gồm: chuẩn bị hậu cần như bố trí phòng họp, nước uống, bảng tên, tài liệu; tổ chức nghi lễ đón tiếp với các yếu tố trang trí như cờ, hoa, banner, phông nền. Thực hiện tiếp đón đoàn khách, hướng dẫn vị trí ngồi, hỗ trợ book phiên dịch khi cần thiết; sắp xếp tiệc chiêu đãi, chuẩn bị quà tặng và ghi hình sự kiện.
2 Quản lý văn phòng phẩm, quản lý tài sản và thiết bị văn phòng.
3 Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ hành chính (cả bản giấy và điện tử) một cách khoa học, có hệ thống, nhằm đảm bảo thuận tiện trong việc tra cứu và phục vụ công tác quản lý.
4 Soạn thảo văn bản: Thực hiện soạn thảo các loại văn bản hành chánh phục vụ hoạt động nội bộ của đơn vị như công văn, thông báo, biên bản họp và các tài liệu liên quan.
5 Tổ chức sự kiện nội bộ: Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm duy trì văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân viên, bao gồm sinh nhật, hội thảo chuyên đề, tiệc cuối năm và các hoạt động tập thể khác.
6 Hỗ trợ các phòng ban trong việc thực hiện các công tác hành chánh chung như đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón và các nhu cầu hậu cần khác phục vụ công tác.
7 Theo dõi, tổng hợp và báo cáo định kỳ các hoạt động hành chánh nhằm phục vụ công tác quản lý và cải tiến quy trình. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên, đảm bảo hoạt động văn phòng được vận hành thông suốt, hiệu quả và đúng quy định.
8 Công tác phòng cháy chữa cháy - An toàn lao động: - Phối hợp tổ chức tập huấn PCCC, kiểm tra thiết bị an toàn. - Theo dõi việc thực hiện nội quy an toàn lao động trong văn phòng.
9 Quản lý bảng tên, đồng phục, thẻ nhân viên: Cấp phát, theo dõi và thu hồi thẻ nhân viên, bảng tên, đồng phục.
10 Hỗ trợ thiết kế và in ấn theo yêu cầu từng đợt.
11 Hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ: - Phối hợp đăng tin tức nội bộ, duy trì bảng tin, email nội bộ. - Hỗ trợ truyền thông các chương trình văn hóa doanh nghiệp.
12 Hỗ trợ công tác kiểm tra nội bộ: - Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các đợt kiểm tra, đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài. - Phối hợp với các phòng ban để tổng hợp thông tin theo yêu cầu.
13 Công tác môi trường - vệ sinh văn phòng: - Giám sát đơn vị vệ sinh, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. - Đề xuất cải tiến không gian làm việc, cây xanh, ánh sáng...
14 Quản lý và cấp phát văn bản mẫu: - Theo dõi, cập nhật và cấp phát các biểu mẫu hành chánh, nhân sự, kế toán. - Hướng dẫn nhân viên sử dụng biểu mẫu đúng quy định.