1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục hành chính
Quản lý, lưu trữ công văn, tài liệu nội bộ của công ty.
Thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước, đối tác hoặc nhà cung cấp khi phát sinh.
Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của hồ sơ, tài liệu.
2.
Quản lý vận hành văn phòng và công tác hậu cần
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và văn phòng phẩm của công ty.
Thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng các vật tư, thiết bị
phục vụ hoạt động vận hành.
Thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi chi phí hành chính và làm việc với nhà cung cấp.
Tìm kiếm, đánh giá và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ nhằm tối ưu chi phí và chất lượng.
Thực hiện các công tác hậu cần như đặt phòng họp, đặt xe, vé máy bay, khách sạn, công tác phí và các booking khác theo nhu cầu hoạt động của công ty.
Chủ động phối hợp với các phòng ban để đáp ứng kịp thời các nhu cầu hành chính phát sinh, đảm bảo môi trường làm việc đầy đủ, thuận tiện và hiệu quả.
3. Tổ chức hoạt động nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Triển khai và tổ chức các chương trình gắn kết nhân viên như sinh nhật, team building, lễ tết, workshop và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Thực hiện truyền thông nội bộ và hỗ trợ các hoạt động ghi nhận, khen thưởng nhân viên.
Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần cho các buổi họp, đào tạo và sự kiện nội bộ.
Chuẩn bị và tổ chức các hoạt động lễ nghi, cúng lễ định kỳ của công ty một cách chu đáo và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
4. Hỗ trợ tuyển dụng và
quản trị nhân sự cơ bản
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp theo nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và phối hợp tổ chức phỏng vấn.
Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới/ bàn giao nhân sự nghỉ, chuẩn bị/ thu hồi các trang thiết bị, tài khoản làm việc và hướng dẫn các thủ tục nhận việc/ nghỉ việc.
5. Báo cáo
Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu về tình hình vận hành hành chính, tuyển dụng và hoạt động nội bộ.
Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình và tối ưu chi phí vận hành.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp hoặc Ban lãnh đạo.
Tại VIGO, chúng tôi tìm kiếm không chỉ một nhân viên hành chính mà còn là người đồng hành trong việc xây dựng môi trường làm việc chỉn chu, gắn kết và tích cực cho toàn bộ đội ngũ.
