Nhân Viên Hành Chính

1. Hành chính văn phòng (40%)
Đảm bảo văn phòng vận hành trơn tru, sạch sẽ, ngăn nắp và đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc của nhân viên
Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng
Theo dõi tình trạng tài sản, phối hợp sửa chữa/bảo trì khi cần
Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả
Góp phần duy trì trải nghiệm làm việc tích cực tại văn phòng
2. Mua sắm hành chính & quản lý nhà cung cấp (40%)
Tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các bộ phận và triển khai quy trình mua hàng
Tìm kiếm, làm việc và duy trì danh sách nhà cung cấp (vendor)
Thu thập báo giá, so sánh và đề xuất phương án phù hợp theo ngân sách
Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa/dịch vụ
Hỗ trợ chuẩn bị hợp đồng, kiểm tra hồ sơ mua sắm với nhà cung cấp
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ và lập đề nghị thanh toán
Theo dõi tiến độ thanh toán, phối hợp với Kế toán đảm bảo đúng quy trình
Lưu trữ hồ sơ mua sắm, hợp đồng, chứng từ đầy đủ và chính xác
Đảm bảo quy trình mua sắm được thực hiện đầy đủ, minh bạch và tuân thủ quy định nội bộ
3. Hỗ trợ hậu cần sự kiện nội bộ (15%)
Thực hiện các công việc hậu cần theo kế hoạch của Employee Experience team
Chuẩn bị vật phẩm, quà tặng, tài liệu và các hạng mục phục vụ sự kiện
Làm việc với vendor (in ấn, quà tặng, địa điểm, setup...) theo yêu cầu đã được phê duyệt
Hỗ trợ điều phối trong quá trình setup và diễn ra sự kiện
Theo dõi số lượng vật phẩm, đảm bảo đầy đủ và đúng theo kế hoạch
4. Các công việc hỗ trợ khác (5%)
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Quản lý