Nhân Viên Kế Toán Kiêm Admin - Hành Chính

1. Công việc KẾ TOÁN
a) Ghi nhận chi phí đầu tư ban đầu:
Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chi phí liên quan đến:
Mua sắm máy móc, thiết bị, vật tư lắp đặt
Chi phí sửa chữa, cải tạo nhà xưởng
Chi phí tư vấn pháp lý, xin giấy phép, chứng nhận
Chi phí vận hành ban đầu: điện, nước, internet, văn phòng phẩm...
Lập bảng kê chi phí hàng tuần/tháng trình Ban Giám đốc duyệt
Theo dõi phân loại chi phí theo nhóm: đầu tư cố định, chi phí trả trước, chi phí hoạt động,...
b) Hỗ trợ thực hiện thanh toán:
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán: đề nghị thanh toán, bảng kê đính kèm hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có)
Làm việc với ngân hàng để chuyển khoản hoặc rút tiền mặt khi cần
Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, báo cáo công nợ ngắn hạn
c) Quản lý quỹ tiền mặt và tạm ứng:
Quản lý quỹ tiền mặt nội bộ (nếu có), ghi nhận các khoản thu chi trong ngày
Lập phiếu thu, phiếu chi, bảng kê quỹ định kỳ báo cáo Ban Giám đốc
Theo dõi các khoản tạm ứng - hoàn ứng của nhân viên (nếu có)
d) Phối hợp với đơn vị dịch vụ kế toán ngoài:
Gửi chứng từ, bảng kê chi phí cho đơn vị dịch vụ kế toán để hạch toán định kỳ
Kiểm tra và phản hồi số liệu sổ sách, báo cáo tài chính tạm thời
Hỗ trợ chuẩn bị số liệu khi có yêu cầu làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán (nếu phát sinh)
e) Chuẩn bị cho giai đoạn hoạt động chính thức:
Cùng BGĐ xây dựng quy trình kế toán cơ bản cho khi nhà máy vận hành (luồng hóa đơn, thanh toán, kiểm soát chi phí)
Đề xuất các biểu mẫu cần thiết cho việc theo dõi chi phí, quản lý chứng từ kế toán
Là đầu mối tạm thời cho các vấn đề tài chính - kế toán của công ty
2. Công việc ADMIN - HÀNH CHÍNH
a) Quản lý hành chính - văn phòng chung:
Thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ (cả bản cứng và bản mềm):
Hồ sơ pháp lý công ty
Hồ sơ nhà máy, hợp đồng xây dựng, lắp đặt
Hồ sơ nhân sự, nội quy lao động (nếu có)
Theo dõi danh sách hợp đồng ký kết với các đơn vị cung cấp dịch vụ (điện, internet, thi công, kỹ thuật...)
Soạn thảo và lưu trữ các loại văn bản nội bộ như:
Quyết định, thông báo, tờ trình, công văn, hợp đồng, biên bản làm việc
b) Hậu cần - văn phòng phẩm - trang thiết bị:
Mua sắm các vật dụng cần thiết phục vụ quá trình xây dựng nhà máy và vận hành ban đầu:
Văn phòng phẩm, bàn ghế, nước uống, vật tư tiêu hao, dụng cụ điện cơ bản
Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng (laptop, máy in, điện thoại, modem wifi,...)
Làm việc với nhà cung cấp để theo dõi lắp đặt, bảo trì thiết bị văn phòng (nếu có)
c) Hỗ trợ Ban giám đốc và tiếp đón khách đến làm việc:
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của Ban Giám đốc
Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tiếp khách, buổi làm việc với đối tác/nhà cung cấp
Đón tiếp khách, chuyên gia, kỹ thuật viên đến lắp đặt hoặc khảo sát tại nhà máy
d) Hỗ trợ nhân sự - tuyển dụng giai đoạn đầu:
Đăng tin tuyển dụng cơ bản (qua Facebook, Zalo, trang việc làm...)
Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên; sắp xếp lịch phỏng vấn
Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin cá nhân nhân viên
Phối hợp xây dựng nội quy, quy trình làm việc cho văn phòng, nhà máy
e) Làm việc với đơn vị bên ngoài:
Đại diện công ty làm việc với các bên cung cấp dịch vụ hành chính ban đầu:
Điện lực, cấp nước, viễn thông, bảo vệ, vệ sinh công nghiệp,...
Theo dõi hợp đồng, chất lượng dịch vụ, xử lý sự cố khi phát sinh
Hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi làm việc với các cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác