I. Thông tin chung
• Chức danh: Nhân viên Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
• Bộ phận: Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
• Báo cáo trực tiếp: Quản lý Kinh doanh - Xuất nhập khẩu
• Báo cáo gián tiếp: Ban Giám đốc
II. Thời gian làm việc:
• Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu: Từ 08 giờ 00 phút đến 17 giờ 30 phút,
• Nghỉ trưa: Từ 12 giờ 00 phút đến 13 giờ 30 phút.
• Thứ Bảy: Từ 08 giờ 00 phút đến 12 giờ 00 phút,
III. Mục đích của công việc
Nhằm đảm bảo hàng hóa từ nước ngoài của các đối tác, khách hàng được nhập khẩu vào Việt Nam thuận lợi.
Làm việc với
nhân viên hải quan, kho hàng hóa, đơn vị vận tải, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,... nhằm mục đích xuất nhập hàng hóa theo đúng kế hoạch.
Lưu trữ hồ sơ cho các lô hàng xuất nhập khẩu và các chứng từ liên quan.
IV. Trách nhiệm
1. Nhận và kiểm tra chứng từ XNK
• Nhận và kiểm tra, phản hồi chứng từ với khách hàng, forwarder, hãng tàu
• Scan chứng từ để đính V5
• Photo chứng từ (chứng từ đi đường) để bàn giao về kho
• Chuẩn bị chứng từ HQ giao nhận hàng hóa
• Cập nhật tình hình lô hàng trên file theo dõi của khách hàng
+ File theo dõi chung của phòng
+ File theo dõi trên Filezila cho Zeta
+ File theo dõi trên mail cho FIE khác
2. Thanh lý tờ khai (sea)
• SP-ITC (khai báo nhận cont trên VIETNAMHUB)
• CÁT LÁI (khai báo nhận cont trên EPORT)
3. Sắp xếp lịch hàng về
• Sắp xếp lịch vận chuyển, đặt PTVC (hàng cont)
• Gửi thông tin lô hàng cho bên vận chuyển
• Sắp xếp lịch nhận hàng với kho theo kế hoạch
4. Kiểm tra lịch kế hoạch nhận hàng ngày hôm sau để thông báo cho giao nhận sắp xếp giao hàng
5. Chịu trách nhiệm phân bổ hàng hóa cho
nhân viên giao nhận.
• Liên hệ, kiểm tra, theo dõi, cập nhật tình trạng các lô hàng
• Kiểm tra, theo dõi lịch hàng đến của các lô hàng
• Kiểm tra các cont hàng đã được lấy ra khỏi cảng và được vận chuyển về đến kho.
• Cập nhật tình trạng thông quan từng lô hàng cho giao nhận.
• Email thông báo số xe - số seal cho kho (hãng) để bàn giao hàng hóa.
6. Nhận thông tin từ giao nhận và thông báo các sự cố phát sinh của từng lô hàng cho khách hàng
• Xin hình ảnh bất thường của kho SCSC/TCS
• Hình ảnh kiểm hóa của lô hàng
• Hình ảnh mẫu hàng hóa kiểm hóa
• Hình ảnh bất thường của lô hàng
• Cập nhật tình trạng quyết định xử lý từng lô hàng cho giao nhận
7. Kiểm tra, theo dõi tình hình hàng hóa với nhân viên giao nhận trong quá trình làm hải quan và vận chuyển hàng để xuất, đôn đốc các bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại.
8.
Hỗ trợ khách hàng, doanh nghiệp xử lý trouble liên quan tới hàng hóa.
9. Đảm bảo nguyên tắc tối đa xuất nhập hàng đúng tiến độ, nhập hàng về đúng thời gian, đảm bảo các khâu thông quan.
10. Hỗ trợ kiểm tra sau thông quan.
11. Thực hiện giao nhận lệnh xuất nhập hàng hóa
• Gửi yêu cầu đi lệnh các chi phí liên quan (local charge, lưu cont, điện,...) đến lô hàng đã được xác định
• Nhận UNC từ kế toán
• Gửi UNC cho forwarder/hãng tàu
• Nhận EDO/phiếu hạ rỗng/thủ tục liên quan
12. Hỗ trợ các nhân viên khác về việc đi làm các chứng từ, thủ tục cần thiết.
• Đi lệnh thuế
• Comfirm thông tin xuất hóa đơn cho từng lô hàng với các bên thứ 3
• Chuẩn bị chứng từ, gửi grab cho nhân viên giao nhận
• Xử lý, cập nhật thông tin cho khách hàng các lô hàng bị sự cố (không get in, không thanh lý được,... )
• Gửi chứng từ về kho khi phát sinh
• Khai báo hải quan
• Đính kèm chứng từ lên V5
• Nhập liệu ERP
13. Liên hệ và làm việc với khách hàng, hướng dẫn làm thủ tục nghiệp vụ cần thiết.
14. Làm việc với các bên điều vận hàng hóa.
15.Đảm bảo tối đa nguyên tắc xuất - nhập hàng đúng kế hoạch.
16. Phối hợp với các bên liên quan như quản lý kho bãi, vận chuyển hàng, ... Mục đích giám sát hoạt động vận chuyển từ các kho đến các khu vực phù hợp theo đúng quy định.
17. Liên hệ với khách hàng để hướng dẫn chi tiết các thủ tục, tài liệu giấy tờ cần hoàn thành; hoặc các bên vận chuyển hàng hoá nếu có vấn đề cần giải quyết.
18. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
