Mô tả Công việc
1. Tiếp đón khách để liên hệ công việc
- Liên hệ phòng ban khách cần gặp để xác nhận có khách đến làm việc
- Hướng dẫn khách thực hiện theo đúng yêu cầu
2. Trực điện thoại và xử lý các cuộc gọi đến
- Tiếp nhận các cuộc điện thoại đến từ bên ngoài hoặc nội bộ
- Thực hiện các cuộc gọi cần thiết theo yêu cầu cấp trên hoặc công việc cần xử lý
- Chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng ban liên quan
3. Tiếp nhận - xử lý thư từ, bưu phẩm:
- Tiếp nhận các loại thư từ, bưu phẩm liên quan đến công việc chuyển đến cho nhân viên công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu gửi thư, bưu phẩm đi từ nhân sự các bộ phận và liên hệ giao cho nhân viên chuyển phát phụ trách khu vực
- Theo dõi thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ - bưu phẩm hàng ngày
4. Quản lý các máy móc thiết bị văn phòng:
- Thực hiện yêu cầu photo tài liệu khi được các bộ phận yêu cầu
- Theo dõi thông số các máy photo, lịch bảo trì, thay mực, hư hỏng
- Theo dõi lịch giao nước uống văn phòng, lịch bảo trì máy nước
- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận sử dụng
5. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
- Phối hợp nhân viên bộ phận hành chính mua sắm dụng cụ văn phòng phẩm, đồ trang trí các dịp lễ tết
- Thực hiện công việc khánh tiết cho các sự kiện chung
- Kiểm tra cơ sở vật chất và đảm bảo công tác vệ sinh, phục vụ nước uống cho các phòng họp, sắp xếp theo dõi sử dụng phòng họp của các bộ phận, khu vực tiếp khách.
- Thống kê, tình hình mua sắm - sửa chữa trang thiết bị và dụng cụ văn phòng phẩm
- Đảm bảo công tác hậu cần của Công ty, hỗ trợ các phòng ban (khi có yêu cầu)
- Quản lý trang thiết bị văn phòng và tài sản của Công ty
- Thực hiện công tác quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty (sắp xếp, hệ thống kho lưu trữ, ..)