Nhân viên Lễ Tân - Văn thư

1.1. Nhiệm vụ chính:
a. Công tác văn thư:
- Sắp xếp và quản lý tài liệu, hồ sơ của Công ty cẩn thận, khoa học, hợp lý tiện cho công tác quản lý, tra cứu;
- Quản lý, kiểm soát các văn bản, tài liệu theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Công ty;
- Tiếp nhận, quản lý, xử lý các loại công văn đi, đến theo chế độ quản lý công văn của Công ty;
- Thực hiện chế độ lưu trữ tiêu chuẩn về soạn thảo văn bản;
- Lưu giữ, quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Công ty. Không được đóng dấu khi chưa có chữ ký của Ban Giám đốc Công ty, trường hợp cần thiết phải xin ý kiến trực tiếp của Giám đốc trước khi đóng dấu. Không được để thất thoát, hư hỏng con dấu. Chịu trách nhiệm cá nhân và bồi thường về việc làm mất con dấu, sử dụng con dấu sai mục đích của Công ty;
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV toàn Công ty. Cập nhập thông tin nhân sự kịp thời khi có thay đổi;
- Làm các công việc về chỉnh lý tài liệu phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm;
- Theo dõi tổng hợp các công việc văn phòng.
b. Công tác lễ tân:
- Trực và trả lời điện thoại, giữ thông tin liên lạc được thông suốt. Chủ động trả lời, giải quyết những cuộc điện thoại quảng cáo, giao dịch thông thường;
- Nhận và trả lời thư điện tử (E-mail), thư từ giao dịch gửi đến Công ty: phản hồi hoặc thông báo đến người có thẩm quyền phản hồi những e-mail, thư từ giao dịch gửi đến Công ty vì mục đích công vụ. Chủ động xử lý những email, thư từ giao dịch gửi đến Công ty thuộc trách nhiệm của mình;
- Theo dõi nhận thư từ, hàng hóa chuyển phát nhanh, chuyển tiếp thông tin/hàng hóa cho bộ phận liên quan;
- Hàng tuần theo dõi và lấy thư từ;
- Tiếp đón khách đến làm việc, liên hệ công tác tại Công ty;
- Hướng dẫn khách khi có nhu cầu liên hệ trực tiếp với cán bộ nhân viên của Công ty;
- Chuẩn bị nơi lưu trú cho khách theo chỉ đạo của Ban giám đốc trong trường hợp cụ thể;
- Quản lý các ấn phẩm, bưu phẩm, thư từ gửi đến công ty. Làm các thủ tục cấp phát cần thiết.
c. Các công tác văn phòng khác:
- Hỗ trợ các Phòng/ ban trong việc in ấn, photocopy, scan các tài liệu nội bộ hoặc các tài liệu phát sinh;
- Theo dõi, tổng hợp Bảng chấm công; tham gia giám sát việc thực hiện nội quy, quy định, quy trình làm việc, quản lý giờ làm việc của nhân viên;
- Báo cáo tổng hợp tình hình nhân sự tháng, quý, năm;
- Quản lý việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng và tính công cho CBNV toàn công ty;
- Soạn thảo và xử lý các loại văn bản, tài liệu thuộc lĩnh vực hành chính khi được yêu cầu;
- Đi công chứng tài liệu, công chứng dịch thuật các loại văn bản thuộc Công ty hoặc các hồ sơ theo yêu cầu của Ban Giám đốc giao;
- Liên hệ với các nhà cung cấp liên quan đến việc đảm bảo cơ sở hạ tầng: văn phòng, sữa chữa, lắp đặt bàn ghế, máy điều hoà, nước uống, vệ sinh môi trường, vé tháng gửi xe;
- Thanh toán tiền điện thoại (cố định, di động), tiền nước, tiền điện, tiền internet, tiền gửi xe ô tô và các khoản phí văn phòng khác thuộc trách nhiệm của Ban Tổ chức Hành chính;
- Phụ trách làm công tác Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của Công ty;
- Liên hệ và giao dịch với các đơn vị cung cấp dịch vụ như Chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm..........;
- Quản lý, phân phối trang thiết bị, văn phòng phẩm;
- Đặt vé máy bay và chuẩn bị thủ tục (giấy đi đường, thông báo cho Ban tài chính kế toán chuẩn bị tài chính trước khi Ban giám đốc đi công tác);
- Chuẩn bị phòng họp, hỗ trợ các Phòng/ ban chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo của công ty;
- Thực hiện các công việc cụ thể khác khi Ban Giám đốc và/hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính giao phó.