Nhân viên lưu trữ văn thư

Mô tả Công việc
Mô tả công việc:
1. Quản lý văn bản đến - đi
• Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và vào sổ/theo dõi văn bản đến của Công ty.
• Thực hiện đăng ký, cấp số và quản lý số văn bản đi theo quy định.
• Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi phát hành.
• Quản lý hệ thống sổ văn bản, file theo dõi và dữ liệu văn bản điện tử.
• Theo dõi tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ cần phản hồi và phối hợp với các đơn vị liên quan khi cần.
2. Quản lý và sử dụng con dấu
• Quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định.
•Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện đóng dấu.
• Đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng quy định, không để xảy ra thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích.
• Theo dõi số/file quản lý việc sử dụng con dấu.
3. Quản lý hồ sơ, tài liệu
• Tiếp nhận, phân loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu phát sinh trong hoạt động của Công ty.
• Xây dựng và duy trì hệ thống phân loại, mã hóa hồ sơ để thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu.
• Quản lý hồ sơ bản giấy và hồ sơ điện tử theo quy định.
• Thực hiện scan, số hóa và cập nhật hồ sơ lên hệ thống lưu trữ dùng chung.
• Theo dõi việc bàn giao, mượn, trả hồ sơ và tài liệu.
• Định kỳ rà soát, sắp xếp và cập nhật kho hồ sơ.
4. Lưu trữ hồ sơ
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty theo phân công.
• Phối hợp với các Phòng/Ban trong việc lưu trữ hồ sơ.
• Đảm bảo hồ sơ có đầy đủ bản gốc/bản chính theo yêu cầu.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ, thời hạn lưu trữ và yêu cầu bảo quản đối với từng nhóm tài liệu.
• Cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra hoặc yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
5. Hỗ trợ công tác hành chính
• Tổ chức và đảm bảo hoạt động hành chính, hậu cần thường xuyên của Văn phòng.
• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị và các dịch vụ hành chính.
• Thực hiện công tác hậu cần hội họp, sự kiện, tiếp khách, công tác và xe phục vụ CBNV.
• Theo dõi chi phí, hồ sơ thanh toán và quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính.