1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu/kế hoạch mua hàng từ các bộ phận: QA-RD, Sản xuất (vật tư), Kế toán, Nhân sự, Kho (tồn kho),...
Kiểm tra số lượng, quy cách, mục đích sử dụng, yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa và tình trạng tồn kho trước khi mua.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để làm rõ yêu cầu kỹ thuật trước khi tìm kiếm nhà cung cấp.
2. Tìm kiếm, lựa chọn và làm việc với nhà cung cấp
Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp mới đáp ứng các nhu cầu mua hàng của Công ty.
Thu thập tối thiểu 03 báo giá cho từng yêu cầu mua hàng; thực hiện so sánh về giá, chất lượng, điều khoản
giao hàng và công nợ.
Đánh giá năng lực nhà cung cấp, thương lượng và đề xuất phương án phù hợp trình cấp trên phê duyệt.
Theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng và việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp.
Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm cập nhật thông tin thị trường, xử lý và báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
3. Đàm phán giá và điều khoản mua hàng
Đàm phán giá mua và các điều khoản thương mại nhằm đảm bảo hiệu quả, tối ưu chi phí theo định hướng của cấp trên.
Lập bảng so sánh giá và tổng hợp các đề xuất/liên quan đến điều khoản mua hàng để xác nhận với bộ phận yêu cầu.
Trình cấp trên phê duyệt trước khi thực hiện mua hàng; chỉ tiến hành đặt hàng sau khi được phê duyệt giá và các điều khoản liên quan.
4. Tạo đơn hàng (PO) và theo dõi giao hàng - kiểm soát chất lượng
Lập đơn đặt hàng (PO) trên hệ thống ERP đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin: sản phẩm, quy cách, nhà cung cấp, giá, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng...
Phối hợp với các bộ phận liên quan để sắp xếp kế hoạch nhận hàng, đánh giá kỹ thuật và thực hiện các điều khoản hợp đồng.
Theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý các phát sinh như: giao trễ, sai hàng, thiếu hàng, trả hàng, cấn trừ công nợ,...
5. Tuân thủ quy trình - quản lý hồ sơ, chứng từ
Thực hiện đầy đủ quy trình mua hàng và các quy định của Công ty; đồng thời đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu khi cần thiết.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan: yêu cầu mua hàng, PO, báo giá, hợp đồng, COA, chứng từ nhập kho, thanh toán... đảm bảo minh bạch và truy xuất được khi cần.
Đảm bảo 100% hồ sơ, chứng từ hợp lệ
phục vụ công tác kiểm toán và kiểm tra nội bộ.
