Nhân viên mua hàng

1. Tiếp nhận và xử lý nhu cầu mua hàng

• Tiếp nhận đề xuất mua hàng từ các phòng ban.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của đề xuất và xác nhận nhu cầu thực tế với đơn vị yêu cầu khi cần.
• Lập kế hoạch và triển khai mua hàng theo tiến độ được phê duyệt.

2. Thực hiện công tác mua hàng

• Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp hiện đang hợp tác để lấy báo giá, đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
• So sánh báo giá, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện thương mại để lựa chọn phương án mua tối ưu.
• Chủ động tìm kiếm, đánh giá và đề xuất các nhà cung cấp mới có năng lực, chất lượng và giá thành cạnh tranh nhằm đa dạng hóa nguồn cung và tối ưu chi phí.
• Đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và các điều kiện mua bán khác.

3. Theo dõi và kiểm soát đơn hàng

• Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa được giao đầy đủ.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh như chậm giao hàng, thiếu hàng, sai quy cách hoặc chất lượng không đạt yêu cầu.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hàng theo quy định.

4. Đối chiếu công nợ và thanh toán

• Định kỳ (hàng tháng) đối chiếu số liệu với nhà cung cấp để xác nhận công nợ.
• Kiểm tra hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ liên quan trước khi lập đề nghị thanh toán.
• Phối hợp với bộ phận Kế toán để hoàn tất thủ tục thanh toán đúng hạn theo thỏa thuận.

5. Quản lý và đánh giá nhà cung cấp

• Theo dõi, đánh giá hiệu quả hợp tác của các nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và dịch vụ.
• Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện hữu và cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
• Đề xuất thay đổi hoặc bổ sung nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả mua hàng.

6. Báo cáo và các công việc khác

• Lập báo cáo mua hàng, báo cáo công nợ và các báo cáo theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận/Ban lãnh đạo.