Nhân viên Quản lý đơn hàng

Mô tả công việc
1️⃣ Quản lý thông tin và dữ liệu đơn hàng
- Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng, bộ phận kinh doanh hoặc hệ thống; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ trước khi nhập liệu.
- Cập nhật chi tiết thông tin đơn hàng (thông tin khách hàng, chủng loại sản phẩm, số lượng, quy cách, thời hạn giao hàng, giá trị, điều khoản...) vào hệ thống quản lý nội bộ một cách chính xác.
- Theo dõi liên tục trạng thái, tiến độ thực hiện đơn hàng qua các giai đoạn: xác nhận, lập kế hoạch sản xuất, sản xuất, kiểm tra chất lượng, đóng gói, giao hàng, xuất kho, thanh toán.
- Kiểm tra, đối chiếu, xác minh tính nhất quán của dữ liệu giữa hệ thống và thực tế; phát hiện và đề xuất điều chỉnh kịp thời các sai lệch nếu có.
- Lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến đơn hàng một cách khoa học, dễ tra cứu.
2️⃣ Lập báo cáo và phối hợp với khách hàng
- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tiến độ thực hiện đơn hàng theo định kỳ (tuần/tháng/quý) theo đúng mẫu và yêu cầu của khách hàng.
- Gửi báo cáo đúng thời hạn; tiếp nhận, giải thích và trả lời kịp thời các câu hỏi, yêu cầu bổ sung thông tin từ khách hàng.
- Cập nhật thông tin yêu cầu thay đổi từ khách hàng, truyền đạt đầy đủ đến các bộ phận liên quan và theo dõi việc thực hiện thay đổi đó trên hệ thống và thực tế.
3️⃣ Xử lý vấn đề và phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng
- Chủ động theo dõi, phát hiện sớm các rủi ro, bất thường có thể ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, số lượng hoặc thời gian giao hàng.
- Tiếp nhận thông tin về các vấn đề phát sinh từ các bộ phận nội bộ hoặc từ khách hàng; phối hợp với các bộ phận chức năng (sản xuất, kho vận, chất lượng, mua hàng...) để phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp xử lý.
- Theo dõi quá trình xử lý, cập nhật trạng thái và thông báo kết quả cho các bên liên quan, đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để, đúng thời hạn và giảm thiểu ảnh hưởng đến hợp đồng, quan hệ đối tác.
4️⃣ Tuân thủ quy trình và cải tiến công việc
- Nắm vững và thực hiện nghiêm chỉnh quy trình quản lý đơn hàng, quy chế nghiệp vụ, quy định về an toàn thông tin và các quy chế nội bộ khác của công ty.
- Đề xuất các ý kiến, giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý cấp cao.
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, chuyên ngành xuất nhập khẩu, chuỗi cung ứng, kinh tế, thương mại, quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
- Có kiến thức cơ bản về quy trình xuất nhập khẩu, luồng vận hành đơn hàng, nghiệp vụ chuỗi cung ứng.
- Giao tiếp tiếng Anh tốt (nghe, nói, đọc, viết) phục vụ công việc với khách hàng quốc tế.
- Thành thạo bộ ứng dụng Microsoft Office (đặc biệt là Excel, Word).
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong xử lý số liệu; có trách nhiệm, chủ động và tinh thần cầu tiến.
- Khả năng phân tích thông tin, giải quyết vấn đề, làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt.
Thông tin liên hệ
✉️ Email nhận hồ sơ: [protected info]
📞 Hotline / Zalo: [protected info]
📍 Nơi làm việc: KCN Thuận Đạo, Huyện Bến Lức, Tỉnh Tây Ninh