Nhân Viên Sales Admin (Mảng Dịch Vụ)

GIỚI THIỆU CÔNG TY
Thành lập từ năm 1982, Hữu Toàn Group là một trong những nhà sản xuất máy phát điện hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi cung cấp giải pháp năng lượng toàn diện, từ thiết kế, sản xuất máy phát điện đến dịch vụ hậu mãi.
Với cam kết về sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế, dịch vụ đáp ứng nhanh chóng, năng lực kỹ thuật vững vàng và trải nghiệm khách hàng xuất sắc, Hữu Toàn đã xây dựng được vị thế vững chắc và uy tín trên thị trường.
TÓM TẮT CÔNG VIỆC
Hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả thông qua việc xử lý các chứng từ bán hàng, theo dõi đơn hàng và hợp đồng, phối hợp giữa bộ phận Dịch vụ và các phòng ban liên quan, đồng thời đảm bảo dữ liệu bán hàng được cập nhật chính xác và kịp thời.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC
A. Hỗ trợ xử lý các đơn hàng của bộ phận Dịch vụ
Chuẩn bị báo giá, hợp đồng và phụ lục cho dịch vụ máy phát điện và các dự án liên quan đến bộ phận dịch vụ.
Tạo, xử lý và theo dõi tiến độ Đơn hàng bán (Sales Order - SO) và Lệnh công việc (Work Order - WO) từ báo giá/hợp đồng đã phê duyệt, đảm bảo thông tin chính xác theo phê duyệt của trưởng bộ phận.
Theo dõi điều khoản hợp đồng, mốc hoàn thành và lịch thanh toán để hỗ trợ lênh lệnh xuất hóa đơn đúng tiến độ; nhắc Sales các hợp đồng sắp hết hạn để gia hạn với khách hàng.
B. Giám sát nguồn hàng phục vụ bán hàng
Theo dõi tồn kho/phụ tùng theo nhu cầu hợp đồng, WO đang xử lý; cảnh báo sớm khi thiếu hụt, trao đổi với Sales để xác nhận nhu cầu và đề xuất đặt hàng với bộ phận mua hàng.
Phối hợp với Kho và bộ phận mua hàng cập nhật tình trạng hàng, thời gian giao hàng, đơn hàng chậm; thông báo lại cho Sales.
Đối chiếu phụ tùng sử dụng theo từng WO/dự án với báo giá và hóa đơn trước khi lên lệnh xuất hóa đơn.
C. Phối hợp liên phòng ban
Phối hợp hàng ngày với Quản lý bộ phận Dịch vụ, Kỹ sư, Kỹ thuật viên, Điều phối viên, Kho, Kế toán, Sales Admin và Sales Operations để các WO được xử lý suôn sẻ từ đặt hàng đến xuất hóa đơn.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh hậu mãi (sai phụ tùng, bảo hành, sai lệch dữ liệu trên ERP giữa các bộ phận...).
D. Quản lý Dữ liệu & Báo cáo
Duy trì dữ liệu khách hàng, hợp đồng, WO và phụ tùng trên hệ thống chính xác, kịp thời.
Chuẩn bị báo cáo định kỳ (tuần/tháng, quý, năm) theo yêu cầu của trưởng bộ phận Dịch vụ về tình trạng WO, doanh thu, công nợ dịch vụ, gia hạn hợp đồng và tình hình sử dụng phụ tùng.
Theo dõi ngân sách bộ phận Dịch vụ và các dữ liệu khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
E. Thanh toán & Lưu trữ chứng từ
Lên lệnh thanh toán, quyết toán chi phí cho Sales, Kỹ sư, Kỹ thuật viên Dịch vụ trên hệ thống ERP.
Lưu trữ, tra cứu hợp đồng, hồ sơ WO, biên bản nghiệm thu và báo cáo dịch vụ.
THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
Tháng 10/2026: Làm việc tại 01 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM (quận Tân Bình cũ). Trong thời gian này, nhân viên sẽ cần đến chi nhánh Bình Dương (phường Thuận Giao, TP.HCM) để tham gia đào tạo. Đối với trường hợp nhà ở của nhân viên cách xa chi nhánh Bình Dương, công ty sẽ sắp xếp để hỗ trợ việc di chuyển.
Từ tháng 11/2026: Công ty dự kiến chuyển địa điểm làm việc về đường Nguyễn Cơ Thạch, phường An Khánh, TP.HCM (quận 2 cũ).
Thời gian: làm từ T2-T7, T7 có thể linh hoạt làm việc tại nhà.