Nhân Viên Thu Mua Và Vận Hành Thị Trường

1. Lập kế hoạch và thực hiện đặt hàng
Tổng hợp nhu cầu từ các bộ phận; đối chiếu kế hoạch bán hàng, tồn kho có thể bán, hàng đang về và thời gian cung ứng để đề xuất số lượng, thời điểm đặt hàng theo từng sản phẩm và thị trường.
Tiếp nhận thông số và mẫu đã được bộ phận phụ trách phê duyệt. Kiểm tra mã sản phẩm, phiên bản, ngôn ngữ, quy cách, số lượng và địa điểm nhận trước khi lập đơn đặt hàng.
Làm việc trực tiếp với các đối tác in ấn tại Việt Nam và nước ngoài để đặt in theo kế hoạch, quy cách và mẫu đã được phê duyệt. Lập đề nghị mua hàng, trình phê duyệt và gửi đơn đặt hàng; xác nhận số lượng, tiến độ và địa điểm giao nhận với đối tác.
Theo dõi đơn đặt hàng từ khi đối tác xác nhận, triển khai sản xuất, giao hàng đến khi hàng được tiếp nhận và nhập kho. Phối hợp với đối tác in ấn, đơn vị vận chuyển và kho để cập nhật tiến độ; đề xuất xử lý khi có nguy cơ chậm giao hoặc phát sinh.
Phối hợp nghiệm thu số lượng, chất lượng và chứng từ giao nhận; ghi nhận hàng thiếu, hàng lỗi, sai quy cách và theo dõi việc đổi trả hoặc bồi hoàn.
Kiểm tra phí in hoặc mua hàng, lưu kho, đóng gói, giao hàng, hoàn hàng và phụ phí theo biểu phí, hợp đồng đã duyệt. Đối chiếu với sản lượng thực tế, yêu cầu giải thích hoặc điều chỉnh khoản chênh lệch.
Tổng hợp hồ sơ đề nghị thanh toán và theo dõi công nợ nhà cung cấp. Phối hợp kế toán đối soát tiền thu hộ khi giao hàng, khoản hoàn trả và bồi thường từ đối tác; cảnh báo khoản quá hạn hoặc thiếu dữ liệu.
Cập nhật báo cáo đặt hàng, tồn kho, tiến độ giao hàng, chi phí và sự cố theo lịch quy định. Mỗi vấn đề cần thể hiện rõ nguyên nhân, người phối hợp, phương án xử lý và thời hạn hoàn thành.
Đề xuất giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót; sử dụng bảng tính, phần mềm và công cụ AI được công ty cho phép để hỗ trợ công việc, đồng thời kiểm tra lại dữ liệu đầu ra.
2. Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, đánh giá nhà in, nhà cung cấp hàng hóa, bao bì và dịch vụ theo phạm vi được giao; xây dựng nguồn thay thế cho các hạng mục quan trọng.
Thu thập, so sánh báo giá và đàm phán giá, chất lượng, thời hạn giao, điều kiện thanh toán, đổi trả. Đánh giá tổng chi phí đến kho nhận, bao gồm các khoản vận chuyển và chi phí liên quan.
Chuẩn bị hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp, hợp đồng và phụ lục để trình duyệt; lưu đầy đủ báo giá, đơn đặt hàng, xác nhận và lịch sử giao dịch.
Theo dõi mức độ đáp ứng của từng nhà cung cấp về chất lượng, tiến độ, chi phí và cách xử lý sự cố; đề xuất duy trì, cải thiện hoặc thay thế.
3. Vận hành thị trường quốc tế
Làm đầu mối phối hợp hằng ngày với các đơn vị FFM (đơn vị lưu kho, xử lý và giao đơn hàng) tại nước ngoài; thống nhất thời hạn xử lý, đầu mối liên hệ và cách phối hợp để vận hành đơn hàng thông suốt.
Theo dõi đơn từ lúc FFM tiếp nhận, lấy hàng, đóng gói, xuất kho đến khi giao cho khách. Kiểm tra đơn tồn, đơn chậm và trạng thái trên hệ thống; đôn đốc FFM xuất kho, bàn giao đơn cho đơn vị vận chuyển đúng thời hạn đã thống nhất.
Theo dõi tỷ lệ hủy đơn, tỷ lệ hoàn hàng và tỷ lệ đơn xuất kho đúng hạn theo từng thị trường, từng FFM. Phân tích nguyên nhân, phối hợp với FFM, kinh doanh và chăm sóc khách hàng thực hiện biện pháp cải thiện để đạt chỉ tiêu được giao.
Phối hợp xử lý đơn giao chậm, giao sai, thất lạc, hư hỏng hoặc giao không thành công; theo dõi đến khi có kết quả. Kiểm tra việc giao lại, tiếp nhận, kiểm đếm và nhập kho hàng hoàn; bảo đảm trạng thái đơn được cập nhật chính xác.
Đối chiếu tồn kho, hàng lỗi và hàng hoàn với FFM; cảnh báo thiếu hàng, tồn lâu hoặc chênh lệch và đề xuất bổ sung, điều chuyển, xử lý. Cập nhật kịp thời cho kinh doanh và chăm sóc khách hàng các vấn đề ảnh hưởng đến việc giao đơn.
Đánh giá chất lượng phục vụ của FFM, theo dõi việc khắc phục lỗi và cải thiện quy trình xử lý đơn. Khi mở thị trường mới, hỗ trợ tìm FFM, thu thập biểu phí, kiểm tra khả năng phục vụ và theo dõi đơn thử nghiệm theo kế hoạch được duyệt.