Nhân viên Văn thư hành chính

1. Công tác Văn thư
Xử lý văn bản đến từ nguồn bên ngoài
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liều từ Lễ tân Hành chính, ghi vào sổ theo dõi, đồng thời trình Ban Lãnh đạo theo đúng quy định.
- Sau khi nhận được bút phê của Ban Lãnh đạo, Văn thư thực hiện vào sổ theo dõi nội dung chỉ đạo, gửi bản scan hoặc bản photo cho các phòng, ban, bộ phận thực hiện.
Xử lý văn bản do CBNV công ty trình Ban Lãnh đạo
- Văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận các văn bản, tài liệu... do CBNV các phòng, ban, bộ phận trình Ban Lãnh đạo, thực hiện vào sổ theo dõi các văn bản trên và trình Ban Lãnh đạo xử lý.
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận các văn bản, tài liệu có bút phê của từ Ban Lãnh; vào sổ theo dõi các ý kiến chỉ đạo của Ban Lãnh đạo và trả các văn bản, tài liệu cho các phòng, ban liên quan thực hiện.
Sử dụng phần mềm Fastwork để ban hành các thông báo, quyết định theo đúng quy định của Công ty.
Công tác quản lý con dấu
- Tiếp nhận Công văn đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóng dấu, ghi số và lữu trữ công văn.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định sử dụng con dấu.
- Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp trên
Thực hiện các công việc khác được Ban Lãnh đạo và Trưởng phòng Tổ chức Hành chính phân công.
2. Công tác lưu trữ
- Lưu trữ có hệ thống tất cả các công văn, giấy tờ, biểu mẫu của công ty.
- Xử lý phân loại hồ sơ giấy tờ của công ty.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty.
- Sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu hồ sơ theo hướng dẫn của công ty gọn gàng và khoa học.
- Phân loại, hệ thống hóa, danh mục hồ sơ và một số công việc liên quan đến chỉnh lý tài liệu liêu trữ.
- Lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu sử dụng tài liệu.
- Số hóa hồ sơ tài liệu của công ty.