Nhân Viên Xử Lý Hồ Sơ Visa Và Hộ Chiếu

Galaxy Vietnam đang tìm kiếm Nhân viên Xử lý Hồ sơ Visa & Hộ chiếu để phụ trách tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ visa, hộ chiếu cho khách hàng, đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định.
Ứng viên sẽ đóng vai trò kết nối giữa Galaxy Vietnam - khách hàng - Đại sứ quán/Lãnh sự quán - các trung tâm tiếp nhận hồ sơ, đồng thời theo dõi tiến độ và chủ động xử lý các yêu cầu phát sinh trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.
Mô tả công việcTiếp nhận & kiểm tra hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ visa, hộ chiếu và các giấy tờ liên quan từ khách hàng/bộ phận Quản lý.
Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của hồ sơ theo yêu cầu của từng quốc gia và từng loại visa.
Đối chiếu thông tin giữa các giấy tờ, phát hiện sai lệch hoặc thiếu sót và yêu cầu bổ sung kịp thời.
Phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ theo từng khách hàng, quốc gia và loại dịch vụ.
Xử lý hồ sơ Visa
Chuẩn bị, hoàn thiện và kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.
Hỗ trợ điền form visa, chuẩn bị thư giải trình, lịch trình, booking và các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.
Thực hiện các thủ tục đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ, lấy sinh trắc học hoặc phối hợp với khách hàng trong quá trình nộp hồ sơ.
Theo dõi tình trạng hồ sơ và cập nhật tiến độ cho Quản lý/khách hàng.
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ từ Đại sứ quán/Lãnh sự quán/Visa Application Centre.
Theo dõi kết quả và thực hiện các thủ tục nhận/trả Visa cho khách hàng.
Xử lý hồ sơ Hộ chiếu
Hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ cấp mới, cấp lại hoặc điều chỉnh hộ chiếu theo quy định.
Kiểm tra thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan.
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và cập nhật kết quả cho khách hàng.
Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh.
Chăm sóc & hỗ trợ khách hàng
Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, dễ hiểu và đúng yêu cầu.
Giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy trình, giấy tờ và tiến độ xử lý.
Chủ động thông báo cho khách hàng khi có thay đổi về yêu cầu hồ sơ hoặc thời gian xử lý.
Phối hợp với Bộ phận Marketing để đảm bảo khách hàng được tư vấn và chăm sóc xuyên suốt quá trình sử dụng dịch vụ.
Quản lý & cập nhật thông tin
Cập nhật thường xuyên các thay đổi về chính sách visa, yêu cầu hồ sơ, lệ phí và quy định nhập cảnh.
Theo dõi các thông báo mới từ Đại sứ quán, Lãnh sự quán, cơ quan xuất nhập cảnh và các trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
Lưu trữ hồ sơ khách hàng khoa học, bảo mật và đúng quy định của công ty.
Báo cáo tiến độ và các vấn đề phát sinh cho quản lý.