Mục tiêu công việc
Phụ trách công tác hành chính văn phòng cho bộ máy Head Office của Lotus và Zeekr, đảm bảo các hoạt động vận hành nội bộ diễn ra hiệu quả, tuân thủ quy định của Công ty; đồng thời hỗ trợ dịch thuật tài liệu và đón tiếp, làm việc với đối tác hoặc đoàn công tác từ Trụ sở chính (HQ) khi cần.
Trách nhiệm chính
1. Hành chính văn phòng
* Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính của Công ty.
* Quản lý con dấu theo đúng quy định và quy trình được ban hành.
* Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng; theo dõi tình trạng sử dụng, kiểm kê định kỳ.
*
Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, quà tặng và các vật tư phục vụ hoạt động văn phòng.
* Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ (tòa nhà, vệ sinh, bảo vệ, internet, chuyển phát, v.v.) nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng thông suốt.
* Theo dõi, thực hiện các thủ tục thanh toán chi phí hành chính theo quy định.
2. Quản lý xe và hỗ trợ vận hành
* Theo dõi, quản lý việc sử dụng xe công ty và xe phục vụ hoạt động kinh doanh.
* Phối hợp sắp xếp xe phục vụ công tác, sự kiện, đón tiếp khách hàng hoặc đối tác.
* Theo dõi hồ sơ, đăng kiểm, bảo hiểm và các thủ tục liên quan đến phương tiện theo phân công.
* Hỗ trợ các công việc vận hành phát sinh theo yêu cầu của Ban lãnh đạo và các phòng ban.
3. Hỗ trợ công tác, sự kiện và Ban lãnh đạo
* Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho cán bộ nhân viên và Ban lãnh đạo.
* Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, quyết toán chi phí công tác.
* Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, chương trình đào tạo, sự kiện nội bộ và các hoạt động đối ngoại của Công ty.
* Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các đoàn khách, chuyên gia hoặc đối tác đến làm việc.
4. Hỗ trợ
tiếng Trung* Dịch thuật các tài liệu, email, thông báo hoặc văn bản làm việc giữa Công ty và Trụ sở chính/đối tác Trung Quốc.
* Hỗ trợ
phiên dịch trong các cuộc họp nội bộ hoặc các buổi làm việc với HQ khi cần.
* Hỗ trợ tiếp đón và điều phối lịch trình cho các đoàn công tác từ HQ sang Việt Nam.
