Office Administrator - Chuyên Viên Hành Chánh Văn Phòng

We are looking for a reliable and experienced Office Administrator. They will undertake administrative tasks, ensuring the rest of the staff has adequate support to work efficiently. /Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên Hành chánh văn phòng đáng tin cậy và có kinh nghiệm. Họ sẽ đảm nhận các nhiệm vụ hành chính, đảm bảo các nhân viên được hỗ trợ đầy đủ để làm việc một cách hiệu quả.
The tasks of the office administrator will include bookkeeping. The ideal candidate will be competent in prioritizing and working with little supervision. They will be self-motivated and trustworthy./ Nhiệm vụ của chuyên viên Hành chánh văn phòng sẽ bao gồm sổ sách kế toán. Ứng cử viên lý tưởng sẽ được ưu tiên làm việc với ít sự giám sát. Họ là người có động lực và đáng tin cậy.
The office administrator ensures smooth running of our company's office activities and contributes in driving sustainable growth./ Chuyên viên Hành chánh văn phòng đảm bảo vận hành các hoạt động văn phòng của công ty một cách trơn tru và góp phần thúc đẩy tăng trưởng một cách bền vững.
Responsibilities:
1. Coordinate office activities and operations to secure efficiency and compliance to company policies. / Phối hợp và quản lý các hoạt động văn phòng nhằm đảm bảo việc tuân thủ chính sách của công ty một cách hiệu quả.
2. Carrying out duties requested by directors, including schedule meetings, travel arrangements etc. / Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của giám đốc, bao gồm lịch trình họp, sắp xếp các chuyến công tác, vv
3. Maintains a positive and friendly office environment among employees and visitors. / Duy trì môi trường văn phòng tích cực và thân thiện giữa nhân viên và khách hàng.
4. Manage phone calls and correspondence (e-mail, letters, packages etc.) ./ Quản lý các cuộc gọi điện thoại và thư từ (e-mail, thư, hàng hoá, v.v.).
5. Conduct clerical duties, including filing, preparing documents etc. / Thực hiện nhiệm vụ văn thư, bao gồm việc soạn và chuẩn bị tài liệu, văn bản.
6. Perform accounting tasks, including budgeting, bookkeeping, petty cash and employees' salary payroll. / Thực hiện các nhiệm vụ kế toán, bao gồm việc lập ngân sách, lưu trữ chứng từ kế toán, tiền mặt và Bảng lương nhân viên.
7. Create and update records and database with personnel, financial and other data. / Tạo và cập nhật hồ sơ và cơ sở dữ liệụ tài chính và dữ liệu khác.
8. Track stocks of office supplies and place orders when necessary. / Theo dõi tài sản và mua văn phòng phẩm khi cần.
9. Create and present reports for directors. / Tạo và thực hiện báo cáo lên cấp quản lý.
10. Supervise cleaning crew and cleanliness of office space. / Giám sát vệ sinh nhân viên và đảm bảo sự sạch sẽ ở khuôn viên văn phòng.
11. Coordinate and participate in office space planning, maintenance and renovations when necessary. / Phối hợp và tham gia lập kế hoạch, bảo trì và cải tạo không gian văn phòng khi cần
12. Monitor employees' attitude and discipline in check and provide warning when needed./Theo dõi việc chấp hành giờ giấc cũng như tác phong làm việc của nhân viên và kỷ luật bằng việc kiểm tra và nhắc nhở khi được yêu cầu.
13. Maintains accurate records for employee holiday requests./ Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác các ngày nghỉ, Phép năm của nhân viên.