Personal Assistant to General Manager | Thư ký Tổng Quản lý

Điều phối các hoạt động của Tổng Quản lý thông qua việc quản lý lịch làm việc hiệu quả, đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Coordinate the activities of the GM through efficient diary management, and to ensure smooth running of such meetings.
Sàng lọc/xử lý các cuộc gọi điện thoại, lịch hẹn, thư từ và email, và thực hiện các hành động phù hợp.
Screen/handle telephone calls, appointments, mails and emails and take action accordingly.
Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ và thư mục lưu trữ hợp lý, luôn được cập nhật.
Maintain a logical and up-to-date filing system and archive directory.
Hỗ trợ Tổng Quản lý trong việc phiên dịch Anh/Việt khi cần, cả bằng lời nói và văn bản.
Assist the General Manager with English/Vietnamese translation whenever required, both verbal & written.
Tham dự để ghi biên bản và/hoặc tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Tổng Quản lý.
Attend, for the purpose of taking minutes, and/or organize meetings as required by the GM.
Cung cấp đầy đủ thông tin cho Tổng Quản lý về các cuộc họp bên ngoài, nghiên cứu chi tiết và chuẩn bị tài liệu hỗ trợ/tài liệu thuyết trình phù hợp.
Fully brief the GM on external meetings, researching details and providing support documentation/presentation material as appropriate.
Tối đa hóa hiệu quả của các cuộc họp nội bộ/định kỳ bằng cách cập nhật trước cho Tổng Quản lý về các điểm chính trong cuộc họp.
Maximize on the effectiveness of internal/routine meetings by briefing the GM prior to meetings in relation to key agenda points.
Tổng hợp báo cáo hoạt động hàng tuần/hàng tháng.
Collate Weekly / Monthly operating reports.
Duy trì liên lạc thường xuyên và hiệu quả với Trưởng các bộ phận để cung cấp hoặc yêu cầu thông tin cần thiết cho hoạt động trơn tru của khách sạn.
Maintain regular and effective communication with Heads of Department providing or requesting information as is necessary to the smooth running of the hotel.
Điều phối và giao tiếp với các phòng ban khác nhau và mọi cấp bậc nhân viên về các vấn đề do Tổng Quản lý chỉ đạo.
Coordinate and communicate with various departments and all levels of staff on matters directed by the General Manager.
Chuẩn bị và quản lý thư từ trao đổi với các bên nội bộ và bên ngoài để Tổng Quản lý ký duyệt.
Prepare and manage correspondences with internal and external parties for General Manager's signature.
Quản lý và duy trì hoạt động cũng như sự gọn gàng, sạch sẽ của văn phòng.
Manage and upkeep the functionality and cleanliness of the office.
Duy trì mức độ chuyên nghiệp cao và xây dựng hình ảnh tích cực cho tổ chức.
Maintain a high level of professionalism and project a positive image of the organization.
Thực hiện các yêu cầu hợp lý khác theo chỉ đạo của Cấp trên hoặc Ban Quản lý Khách sạn.
Any other reasonable request as required by your Supervisor or Hotel Management.