Phó Phòng Mua Hàng

1. Lựa chọn, đánh giá và phát triển nhà cung cấp
Đảm bảo việc cung ứng nguyên liệu (theo danh mục mã nguyên liệu RD ban hành) kịp thời theo kế hoạch sản xuất, tình hình sản xuất thực tế và giá cạnh tranh.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban và các bên liên quan để thiết lập, phát triển các chiến lược tìm nguồn cung ứng.
Phát triển các nhà cung cấp mới để giảm chi phí mua nguyên vật liệu trong và ngoài nước. Đánh giá năng lực và mức độ đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp theo quy trình của công ty.
Tổ chức và thực hiện thu mua nguyên phụ liệu theo quy trình và thủ tục nội bộ (ISO, BRC, HACCP).
Đảm bảo việc cung ứng hàng hóa kịp thời theo kế hoạch sản xuất, tình hình sản xuất thực tế và giá cạnh tranh.
2. Quản lý và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp, phân tích năng lực và dự đoán rủi ro hoặc các sự kiện bất lợi thông qua phân tích dữ liệu và thị trường; đề xuất kế hoạch phòng ngừa đối với nhóm nguyên liệu phụ trách.
Đánh giá hoạt động thu mua và giao hàng định kỳ của các nhà cung cấp.
Quản lý và cải thiện hiệu suất của các nhà cung cấp.
Tiếp nhận, giải quyết và cải thiện các vấn đề không phù hợp phát sinh từ nhà cung cấp.
Xây dựng và duy trì quan hệ đối tác với các nhà cung cấp cũng như các tổ chức bên trong và bên ngoài.
3. Nghiên cứu và phân tích giá thị trường
Đề xuất giải pháp đối với những mặt hàng thường xuyên thay đổi giá trên thị trường.
Phân tích thị trường và kiểm soát nguồn cung để đảm bảo sự sẵn sàng của nguyên vật liệu trong hiện tại và tương lai.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đề xuất thay đổi, hướng dẫn cải tiến hệ thống và quy trình dựa trên kết quả phân tích.
Phân tích, so sánh và đánh giá các báo giá của nhà cung cấp để đảm bảo tính cạnh tranh và phù hợp với tiêu chuẩn hàng hóa.
4. Hoạt động mua hàng
Cùng team tổ chức và thực hiện thu mua nguyên liệu theo quy trình và thủ tục nội bộ (ISO, BRC, HACCP), đảm bảo đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất.
Tư vấn cho các khách hàng nội bộ về các điều khoản và điều kiện mua hàng.
Giám sát và kiểm soát chi phí mua hàng nhằm đảm bảo tối ưu giữa chất lượng và chi phí.
Phối hợp với các quản lý để đảm bảo sự rõ ràng của các thông số kỹ thuật và kỳ vọng của công ty.
Tham gia soạn thảo, phát hành hợp đồng/PO gửi cho nhà cung cấp.
Phối hợp chặt chẽ với phòng Kế hoạch để thông báo nếu có bất kỳ thay đổi hoặc trễ lịch giao hàng.
Tham gia quá trình phát triển tiêu chuẩn sản phẩm và nguyên vật liệu thay thế.
Báo cáo kết quả làm việc và các đề xuất cải tiến cho Trưởng phòng Mua hàng.
5. Quản lý dữ liệu
Triển khai ngân sách và cập nhật dự báo định kỳ về chi phí thực tế so với ngân sách.
Cập nhật, theo dõi tình hình đáp ứng kế hoạch hàng hóa tháng/quý/năm và đề xuất điều chỉnh nhằm bảo đảm cung ứng.
Duy trì dữ liệu mua hàng và làm sạch dữ liệu chính; kiểm soát ngân sách mua hàng; chuẩn bị các báo cáo về thị trường và chi phí mua hàng.
Giải quyết và báo cáo kịp thời các phát sinh nếu có.
Triển khai các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp.
6. Quản lý hiệu suất team và xây dựng team
Đánh giá hiệu suất làm việc của team thường xuyên và liên tục.
Phát triển và thực hiện kế hoạch đào tạo.
Tối ưu hóa quy trình làm việc.
Xây dựng và duy trì văn hóa team phù hợp với văn hóa tổ chức.
Giải quyết xung đột và tăng cường gắn kết giữa các thành viên.
7. Lãnh đạo team và tạo động lực cho nhân viên
Thiết lập mục tiêu và hướng dẫn team.
Tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo.
Dẫn dắt bằng việc làm gương.
Giao tiếp hiệu quả, tạo môi trường phản hồi cởi mở.
8. Trách nhiệm
Phát triển, quản lý và duy trì nhà cung cấp.
Duy trì cơ sở dữ liệu và hồ sơ mua hàng nguyên liệu.
Phối hợp với kiểm soát hàng hóa cùng các bộ phận liên quan.
Lập dự toán chi phí và quản lý ngân sách.
Quản lý kỳ vọng của các phòng ban, thành viên trong nhóm và nhà cung cấp.
Tham gia lập dự toán chi phí, đảm bảo đạt được các định hướng chiến lược và mục tiêu KPI.
9. Quyền hạn
Truyền đạt thông tin và quyết định từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc đến nhân viên.
Tham mưu cho Trưởng phòng và Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến mua hàng nhằm đảm bảo công tác triển khai hiệu quả và chất lượng.
Tham gia và đóng góp ý kiến hoàn thiện chuỗi cung ứng nguyên liệu của tổ chức.
Tham gia và hỗ trợ các phòng ban trong việc ra mắt sản phẩm mới với giá vốn tối ưu.