Việc làm phó phòng mua hàng (55 việc)

Phó phòng mua hàng thường được xem là là vai trò "dưới 1 người trên nhiều người". Trong các doanh nghiệp có bộ phận mua hàng quy mô lớn, trưởng phòng có thể khó kiểm soát toàn bộ hoạt động thì phó phòng mua hàng sẽ là người quản lý trực tiếp, giám sát việc thực thi các nhiệm vụ mua hàng và hiệu suất công việc của nhân viên.

MỤC LỤC:
I. Vai trò, nhiệm vụ của phó phòng mua hàng là gì?
II. Những phẩm chất, kỹ năng phó phòng mua hàng cần có
III. Phó phòng mua hàng có cần bằng cấp gì không?
IV. Mức lương của phó phòng mua hàng
V. Tìm việc làm phó phòng mua hàng ở đâu?
VI. Những ai phù hợp làm phó phòng mua hàng?
VII. Cơ hội công việc và khả năng thăng tiến của phó phòng mua hàng
VIII. Câu hỏi phỏng vấn phó phòng mua hàng

Tìm hiểu chi tiết về việc làm phó phòng mua hàng

I. Vai trò, nhiệm vụ của phó phòng mua hàng là gì?

Phó phòng mua hàng (Deputy Purchasing Manager) là một chuyên gia về chuỗi cung ứng và hậu cần, hỗ trợ quản lý hành chính cho Trưởng phòng mua hàng và hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn cho nhân viên mua hàng. Về cơ bản, phó phòng mua hàng là người đảm bảo việc mua tất cả các nguyên vật liệu và dịch vụ của công ty được diễn ra theo đúng kế hoạch, chính xác về cả số lượng và chất lượng trong khi đàm phàn mức giá tốt nhất.

Phó phòng mua hàng hỗ trợ trưởng phòng trong việc quản lý toàn bộ phận và trong nhiều trường hợp, phó phòng còn là người hiểu rõ nhất về hoạt động và những vấn đề nội bộ vì họ trực tiếp giám sát. Về cơ bản, phó phòng mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo thành công của phòng ban nói riêng và việc kinh doanh của công ty nói chung, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và phân phối.

Công việc cụ thể của phó phòng mua hàng phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô của bộ phận mua hàng nhưng thường thì các nhiệm vụ chính sẽ gồm có:

• Hỗ trợ Trưởng phòng mua hàng quản lý và giám sát hoạt động của bộ phận, từ quản lý hành chính với nhân viên đến theo sát, chỉ đạo, đánh giá hiệu suất của họ.
• Đánh giá nhu cầu mua hàng của công ty.
• Chỉ đạo nhân viên mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp cũ, tìm nhà cung cấp mới và đàm phán giá cả, đặt đơn hàng.
• Kiểm tra kỹ công việc của các nhân viên mua hàng, hỗ trợ hướng dẫn và điều chỉnh công việc của họ khi cần thiết.
• Báo cáo với Trưởng phòng mua hàng và ban giám đốc điều hành công ty về các hợp đồng mua mới với nhà cung cấp/nguồn cung cấp mới.
• Liên tục so sánh giá cả, chất lượng nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu và thương lượng để đảm bảo công ty có được giá tốt nhất trong khi vẫn đảm bảo chất lượng.
• Giám sát quản lý chuỗi cung ứng.
• Duy trì mạng lưới liên hệ chuyên nghiệp để khám phá các cơ hội mua hàng mới có lợi hơn.
• Dự báo nhu cầu đối với các sản phẩm, nguyên vật liệu và đặt hàng phù hợp, nhất là đối với những hàng hóa có tính mùa vụ.

Đọc thêm: Mô tả công việc của Nhân viên Mua hàng tiếng Trung

Công việc của phó phòng mua hàng là làm gì?

II. Những phẩm chất, kỹ năng phó phòng mua hàng cần có

1. Kiến thức về quản lý quy trình mua hàng

Để đảm nhiệm được vai trò phó phòng mua hàng, yêu cầu bắt buộc là bạn cần phải có kiến ​​thức về quản lý quy trình mua hàng. Sự am hiểu về loại hàng hóa, nguyên vật liệu mà công ty cần có thể có được thông qua đào tạo và tự tìm hiểu nhưng sẽ không có phó phòng mua hàng nào không hiểu về quy trình mua hàng. Một trong những nhiệm vụ của bạn sẽ là làm sao để xây dựng và chuẩn hóa quy trình đó nên bạn cần biết và có tư duy phản biện mạnh mẽ để tìm ra những vấn đề cụ thể sau đó đề xuất thay đổi để khắc phục.

2. Kỹ năng lãnh đạo

Sự khác biệt lớn nhất giữa các nhân viên mua hàng và phó phòng mua hàng là khả năng lãnh đạo. Phó phòng mua hàng thường là những chuyên gia mua hàng xuất sắc và đồng thời có kỹ năng lãnh đạo hiệu quả. Kỹ năng lãnh đạo không chỉ giúp bạn giám sát nhân viên mà còn tạo động lực để họ làm việc và cống hiến nhiều hơn cho công ty.

Một phó phòng mua hàng có kỹ năng lãnh đạo cũng sẽ được trưởng phòng và ban giám đốc tin tưởng trong khi nhân viên ủng hộ. Mọi quyết định của bộ phận mua hàng đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty, vì vậy chỉ khi cả bộ phận phối hợp tốt với nhau thì toàn bộ quy trình mới suôn sẻ.

Đọc thêm: 6 yếu tố tác động và cách cải thiện kỹ năng lãnh đạo

3. Kỹ năng quản lý ngân sách và điều phối dự án

Bên cạnh đó, phó phòng mua hàng cũng phải có kỹ năng quản lý ngân sách và điều phối dự án. Quản lý ngân sách là quá trình quản lý và theo dõi thu nhập và chi phí hoạt động, kinh doanh. Các công ty thường có ngân sách tổng thể sau đó phân bổ đến các bộ phận riêng lẻ. Trưởng phòng mua hàng thường chịu trách nhiệm quản lý ngân sách bộ phận nhưng phó phòng ngân sách sẽ là người hỗ trợ quản lý ngân sách và đảm bảo không lạm chi.

Ngoài ra, trong một thời điểm thì bộ phận mua hàng của một công ty có thể tiến hành nhiều dự án khác nhau, đặt sản phẩm và nguyên vật liệu với các đối tác khác nhau. Phó phòng mua hàng cần biết điều phối dự án để phân chia các nguồn lực hợp lý và đảm bảo mọi nhân viên hợp tác tốt với nhau trong khi bản thân bạn có thể kiểm soát được tiến độ của từng dự án.

4. Kỹ năng giao tiếp và đàm phán

Kỹ năng giao tiếp cần thiết cho hầu hết các công việc, đặc biệt là những vị trí lãnh đạo như phó phòng mua hàng. Là một phó phòng mua hàng, bạn sẽ trao đổi với các bộ phận kỹ thuật, đảm bảo chất lượng và pháp lý để nắm bắt và truyền tải các yêu cầu về đặc điểm kỹ thuật hoặc các số liệu liên quan đến thành phần; bạn cũng sẽ đánh giá các hợp đồng và báo cáo để sau đó yêu cầu nhân viên sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Kỹ năng giao tiếp đảm bảo bạn luôn lắng nghe và truyền đạt chính xác các nội dung, quyết định liên quan tới công việc, tạo động lực cho nhân viên. Không chỉ vậy, một phó phòng mua hàng có kỹ năng giao tiếp sẽ thành công hơn vì có thể xác định điều kiện, thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp về chi phí, các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.

Phó phòng mua hàng cần có kỹ năng, tố chất gì?

5. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Phó phòng mua hàng cũng phải có kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phân tích mạnh mẽ. Công việc mua hàng phải đối mặt với rất nhiều áp lực như từ bộ phận phân phối, bán hàng hay bộ phận sản xuất của công ty và từ nhà cung cấp. Có nhiều vấn đề có thể phát sinh trong quá trình đặt mua và vận chuyển, kiểm tra số lượng cũng như chất lượng hàng. Một người lãnh đạo có kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ luôn bình tĩnh trước các tình huống và tìm ra cách giải quyết để hạn chế thất thoát cho doanh nghiệp.

III. Phó phòng mua hàng có cần bằng cấp gì không?

Phó phòng mua hàng cần có bằng cấp chính quy, tốt nhất là người có bằng cử nhân trở lên các chuyên ngành Logistic, Quản lý chuỗi cung ứng, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu hoặc tương đương. Nhà tuyển dụng cũng thường yêu cầu ứng viên có tối thiểu từ 5 - 8 năm kinh nghiệm liên quan trong các vai trò nhân viên mua hàng, trưởng nhóm mua hàng hay trưởng phòng mua hàng.

Trên thực tế, một số phó phòng mua hàng có thể học ngành không thực sự liên quan đến kinh tế nhưng trường hợp này rất ít - có thể là những người học các ngành ngoại ngữ hoặc học luật. Nếu không trải qua đào tạo chính quy, bạn sẽ bỏ ra rất nhiều thời gian để học hỏi qua kinh nghiệm thực tiễn và mất thêm nhiều năm để thăng chức lên vị trí phó phòng hoặc trưởng phòng mua hàng.

IV. Mức lương của phó phòng mua hàng

Mức lương của phó phòng mua hàng sẽ dao động trong khoảng từ 15 - 20 triệu/tháng và cao hơn nữa là khoảng 30 - 40 triệu/tháng, tùy vào kinh nghiệm của bạn và quy mô phòng mua hàng bạn làm việc. Ở những tập đoàn và công ty lớn thì lương thường cao hơn và các khoản thưởng cho mỗi dự án cũng nhiều hơn. So với nhiều vị trí phó phòng khác thì thu nhập của phó phòng mua hàng ở mức khá cao.

V. Tìm việc làm phó phòng mua hàng ở đâu?

Bạn có thể tìm việc làm phó phòng mua hàng bằng một số phương pháp như: Được thăng chức hoặc ứng tuyển nội bộ và tìm kiếm qua các thông báo tuyển dụng trên Internet. Trường hợp được thăng chức thì thường là bạn đã làm việc đủ lâu ở phòng mua hàng của công ty, thể hiện được năng lực của mình và được tin tưởng giao cho vị trí này với nhiều trách nhiệm hơn.

Ứng tuyển nội bộ là khi bạn thấy thông báo tuyển vị trí phó phòng mua hàng và tự ứng tuyển. Khác với ứng tuyển từ bên ngoài, ứng tuyển nội bộ có những ưu và nhược điểm nhất định. Các sếp của bạn hiểu khá rõ về bạn nên bạn sẽ khó để "thể hiện" sự mới mẻ và bứt phá trong cách tư duy, xử lý công việc. Thế mạnh của bạn là bạn đã hiểu rõ về môi trường làm việc nên có thể tự điều chỉnh và đề ra các giải pháp khả thi hơn, phù hợp với công ty.

Để tìm việc làm phó phòng mua hàng, bạn nên tìm qua những trang web tuyển dụng lớn như JOBOKO.com vì sẽ có nhiều cơ hội việc làm từ nhà tuyển dụng uy tín hơn. Với từ khóa "phó phòng mua hàng", bạn sẽ thấy những thông báo đăng tuyển và dễ dàng ứng tuyển trực tuyến ngay website. Ngoài ra, một số fanpage trên mạng xã hội chuyên về tuyển nhân sự cấp quản lý cũng có thể là một địa chỉ tốt để tìm việc phó phòng mua hàng.

Kinh nghiệm tìm việc làm phó phòng mua hàng

VI. Những ai phù hợp làm phó phòng mua hàng?

1. Yêu thích logistic

Không có một quy định cụ thể nào về việc những ai thì phù hợp làm phó phòng mua hàng và những ai thì không. Tuy nhiên, để làm tốt bất cứ công việc nào và thăng tiến lên các vai trò quản lý thì yêu cầu cơ bản là bạn phải có niềm yêu thích với công việc đó. Phó phòng mua hàng thường là những người thích công việc logistic, thoải mái với nhịp độ nhanh khi xử lý các nhiệm vụ liên quan đến tìm hiểu thị trường, nhà cung cấp, phân tích, so sánh, đàm phán và đặt hàng. Năng lực giúp bạn làm tốt công việc còn đam mê sẽ giúp bạn tiến xa hơn.

2. Khả năng ngoại ngữ tốt

Hầu hết những người làm trong phòng mua hàng đều thông thạo ít nhất một ngoại ngữ vì ngày nay, việc đặt hàng hóa, nguyên vật liệu không giới hạn ở các đối tác trong nước mà thường là nhập từ nước ngoài. Từ các nhân viên, chuyên viên mua hàng đến phó phòng và trưởng phòng mua hàng đều cần biết ngoại ngữ - phổ biến nhất là tiếng Anh để có thể soạn thảo tài liệu, hợp đồng, đàm phán với đối tác.

Đọc thêm: Kỹ năng ngoại ngữ, tại sao cần trang bị kỹ năng ngoại ngữ?

3. Chịu được áp lực công việc

Phòng mua hàng gần như luôn ở tình trạng bận rộn vì phải xử lý nhiều công việc khác nhau. Phó phòng mua hàng sẽ chỉ đạo nhân viên nhận số liệu từ phòng kinh doanh, sản xuất sau đó phân tích và đánh giá nhu cầu mua hàng, tìm kiếm các nhà cung cấp mới, xin báo giá, đàm phán hợp đồng với họ, chuẩn bị giấy tờ theo thủ tục, theo dõi quy trình vận chuyển và kiểm tra hàng. Trong những trường hợp có sai sót về số lượng hay chất lượng thì bộ phận sẽ phải tiếp tục xử lý hoàn trả hàng, chiết khấu, v.v.

Những ai chịu được áp lực công việc lớn, có thể bình tĩnh và kiên nhẫn, tỉnh táo trong môi trường nhịp độ nhanh sẽ hợp làm phó phòng mua hàng hơn những người thích công việc an nhàn.

VII. Cơ hội công việc và khả năng thăng tiến của phó phòng mua hàng

Về cơ bản thì chỉ ở những doanh nghiệp lớn, quy mô phòng mua hàng lớn mới có cơ cấu quản lý từ giám đốc đến trưởng phòng và phó phòng mua hàng và thường là thăng chức hay điều động nội bộ. Có thể nói, cơ hội công việc cho vị trí này không có nhiều nhưng bù lại thì khả năng thăng tiến lại rất tốt. Phó phòng mua hàng giống như một bước đệm trước khi thăng chức lên trưởng phòng và giám đốc mua hàng.

Không phải tất cả phó phòng mua hàng đều có khả năng trở thành trưởng phòng mua hàng nhưng rất nhiều trưởng phòng mua hàng có kinh nghiệm làm ở phó phòng. Vị trí này cho bạn cơ hội tiếp xúc nhiều hơn với các nhiệm vụ liên quan tới quản lý, giám sát và tích lũy được nhiều kiến thức, kinh nghiệm mới hữu ích cho các vai trò cấp cao hơn sau này.

Triển vọng nghề nghiệp của phó phòng mua hàng

VIII. Câu hỏi phỏng vấn phó phòng mua hàng

Tìm hiểu trước một số câu hỏi phỏng vấn phó phòng mua hàng, thử tư duy, tìm ra đáp án là cách được nhiều ứng viên cho vai trò này sử dụng để tự tin hơn khi trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng. Có thể những câu hỏi sẽ không giống y hệt những gì bạn chuẩn bị nhưng ít nhất bạn sẽ không quá bất ngờ hay bối rối vì bạn đã tìm hiểu những vấn đề liên quan. Những câu hỏi phỏng vấn phó phòng mua hàng hay nhất là:

• Là một phó phòng mua hàng, bạn sẽ làm thế nào để đối phó với lô hàng bị giao chậm hoặc sai số lượng?
• Bạn dùng những phương pháp nào để cải thiện quy trình mua hàng?
• Bạn đã từng làm việc với loại hệ thống thu mua nào? Bạn có đánh giá khách quan nào hay không?
• Bạn giải quyết những bất đồng với nhà cung cấp lâu năm như thế nào? Bạn dùng cách nào để thuyết phục họ?
• Bạn có nhiều kinh nghiệm thu mua nguyên liệu hay thành phẩm hơn? Bạn cho rằng sự khác biệt chính của 2 loại hàng hóa này là gì?
• Tiêu chí của bạn khi chọn nhà cung cấp là gì?
• Bạn đã có kinh nghiệm mua hàng từ những quốc gia nào? Đặc điểm các thị trường đó là gì?
• Khi nhận tài liệu và báo giá của nhà cung cấp mới, bạn quan tâm đến các thông tin nào và thường hỏi lại những gì?
• Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành mua hàng và logistic, bạn đã bao giờ phải hủy hợp đồng với nhà cung cấp chưa? Vì sao?
• Giả sử bạn và trưởng phòng mua hàng có bất đồng quan điểm trong công việc thì bạn sẽ giải quyết thế nào? Bạn cho rằng cuối cùng ai là người có quyền ra quyết định?

Làm việc trong ngành mua hàng, đặc biệt là vai trò phó phòng mua hàng sẽ có nhiều áp lực nhưng đổi lại bạn học được nhiều kiến thức và kỹ năng bổ ích, nâng cao khả năng phân tích và xử lý tình huống cũng như mở rộng mối quan hệ. Nếu bạn muốn ứng tuyển phó phòng mua hàng, bạn cần học lấy bằng cấp liên quan và thể hiện thật tốt trong vai trò nhân viên mua hàng. Khi đã đủ kinh nghiệm và thành tích, bạn có thể dễ dàng đảm nhận công việc mong muốn.