Phó Phòng TT&TS

Mô tả Công việc
Hỗ trợ Trưởng phòng tổ chức, kiểm soát và nâng cao hiệu quả vận hành tuyển sinh; trực tiếp điều phối đội ngũ Tư vấn tuyển sinh, quản trị pipeline và đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tuyển sinh của các cơ sở B.School và các chương trình Bcons Lead. Vị trí không phụ trách quản trị mảng Truyền thông.
· Hỗ trợ Trưởng phòng xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển sinh theo năm - quý - tháng; phân rã chỉ tiêu theo cơ sở, chương trình và từng nhân sự.
· Tổ chức vận hành tuyển sinh hằng ngày: tiếp nhận nguồn lead, phân bổ lead hợp lý, kiểm soát thời gian phản hồi, lịch follow-up và chất lượng cập nhật CRM.
· Theo dõi pipeline Lead → Liên hệ → Hẹn → Tham quan/Khảo sát → Đăng ký → Đóng phí/Nhập học; phân tích tỷ lệ chuyển đổi, nhận diện điểm nghẽn và đề xuất biện pháp xử lý.
· Trực tiếp quản lý, hướng dẫn và hỗ trợ đội ngũ Tư vấn tuyển sinh; kiểm tra nội dung tư vấn, call/chat, tổ chức coaching/role-play, chia sẻ tình huống và đào tạo nhân sự mới.
· Kiểm soát việc tư vấn đúng chương trình đào tạo, học phí, chính sách, ưu đãi và quy trình tuyển sinh; hạn chế sai lệch thông tin hoặc cam kết ngoài chính sách.
· Điều phối quy trình tham quan trường, khảo sát/đánh giá đầu vào, thông báo kết quả, hướng dẫn giữ chỗ/đóng phí, hoàn thiện hồ sơ và bàn giao cho Học vụ/Admin.
· Trực tiếp hỗ trợ xử lý các trường hợp PHHS/khách hàng quan trọng, phức tạp, khiếu nại hoặc có nguy cơ mất chuyển đổi; báo cáo Trưởng phòng đối với trường hợp vượt thẩm quyền.
· Phối hợp BGH, Học vụ, Giáo viên, Vận hành, Kế toán/Thu ngân, Marketing/Truyền thông và Bcons Lead trong các hoạt động phục vụ tuyển sinh; tiếp nhận lead từ Marketing.
· Tổ chức/điều phối phần vận hành tuyển sinh tại Open Day, School Tour, Workshop phụ huynh, sự kiện trải nghiệm và chương trình giới thiệu học sinh; theo dõi khách tham dự và chuyển đổi sau sự kiện.
· Quản lý chất lượng dữ liệu tuyển sinh, lập báo cáo tuần/tháng, dự báo kết quả, tổng hợp nguyên nhân mất lead và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu suất.
· Đề xuất cải tiến quy trình, kịch bản tư vấn, cơ chế phân lead, hoạt động referral, trải nghiệm PHHS và các công cụ hỗ trợ tuyển sinh.
· Thay mặt Trưởng phòng điều hành các công việc tuyển sinh khi được ủy quyền; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công và chịu trách nhiệm về kết quả trong phạm vi được giao.
KPI của vị trí
A. Nội quy, quy định, văn hóa công ty - 30%
1. Chấp hành giờ giấc làm việc, họp, trực, sự kiện và các hoạt động được phân công - 10%
2. Tuân thủ quy trình tuyển sinh; kiểm soát cập nhật CRM, bảo mật dữ liệu và hạn chế sai lệch thông tin tư vấn - 10%
3. Thực hiện văn hóa B.School/Bcons; tác phong quản lý, tinh thần trách nhiệm, thái độ dịch vụ và phối hợp nội bộ - 10%
B. Chức năng, nhiệm vụ - 60%
1. Kết quả tuyển sinh của đội ngũ/cơ sở thuộc phạm vi phụ trách: hoàn thành chỉ tiêu nhập học/đăng ký khóa học theo kế hoạch tháng/giai đoạn - 30%
2. Hiệu quả pipeline và tỷ lệ chuyển đổi; theo dõi điểm nghẽn và có hành động xử lý kịp thời - 10%
3. Kiểm soát SLA phản hồi, lịch follow-up và tính đầy đủ/chính xác của dữ liệu CRM - 5%
4. Quản lý, coaching, hỗ trợ đội ngũ; chất lượng tư vấn và mức độ hoàn thành KPI của nhân sự - 5%
5. Phối hợp hiệu quả trong tham quan/khảo sát, sự kiện tuyển sinh, đóng phí, bàn giao hồ sơ và công việc liên phòng ban - 5%
6. Báo cáo pipeline, forecast, kết quả tuần/tháng và các nhiệm vụ phát sinh đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn - 5%
C. Đóng góp, cải tiến, sáng kiến - 10%
1. Có sáng kiến cải tiến quy trình/kịch bản tư vấn, phân lead, trải nghiệm PHHS hoặc giải pháp nâng tỷ lệ chuyển đổi - 5%
2. Chủ động phát triển nguồn lead/referral, hỗ trợ chiến dịch/sự kiện và các nhiệm vụ chung của Phòng - 5%