Project Manager - Audit Field Force

1. Project Management & Execution
Chịu trách nhiệm quản lý và triển khai end-to-end các dự án Audit/QC/Mystery shopper/Merchandise, từ giai đoạn planning, chuẩn bị nguồn lực, triển khai đến nghiệm thu và kết thúc dự án.
Xây dựng project plan, timeline, manpower plan và phân bổ nguồn lực phù hợp với yêu cầu từng dự án.
Theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo dự án đáp ứng đúng timeline, scope, KPI/SLA và chất lượng đã cam kết với khách hàng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hoạt động audit tại thị trường được triển khai đúng kế hoạch.
Theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình triển khai dự án, tiến độ, KPI, chất lượng audit và các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý/khách hàng.
Chủ động nhận diện rủi ro và đề xuất phương án xử lý kịp thời trong quá trình triển khai dự án.
Vận hành chu kỳ audit hàng tháng: nhận danh sách điểm bán → route plan → audit → QC → báo cáo → nghiệm thu; đảm bảo SLA hợp đồng (đảm bảo độ phủ và độ chính xác theo KPI dự án, báo cáo đúng hạn).
2. Manpower Planning & Recruitment
Lập kế hoạch nhu cầu nhân sự cho từng dự án, bao gồm số lượng, khu vực, thời gian triển khai và yêu cầu nhân sự.
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận TA/Recruitment để đảm bảo tuyển dụng đủ nhân sự theo manpower plan và đúng timeline triển khai dự án.
Theo dõi tình trạng tuyển dụng, tỷ lệ fill, tỷ lệ nhận việc và tỷ lệ duy trì nhân sự; chủ động cảnh báo và đề xuất phương án bổ sung khi có nguy cơ thiếu manpower.
Phối hợp triển khai onboarding, training và deployment nhân sự trước khi dự án chính thức vận hành.
Chủ động xây dựng phương án backup/replacement manpower đối với các trường hợp nghỉ việc, không đạt yêu cầu hoặc phát sinh nhu cầu bổ sung.
Phối hợp với TA và Operations để đảm bảo nhân sự được bố trí đúng khu vực, đúng thời gian và đúng yêu cầu của dự án.
3. Field Force Operation & Audit Quality
Quản lý và giám sát hoạt động của đội ngũ Field Force tại thị trường, đảm bảo nhân sự thực hiện audit đúng quy trình và yêu cầu dự án.
Theo dõi attendance, deployment, productivity và performance của Field Force.
Kiểm soát chất lượng dữ liệu/audit output, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn.
Phối hợp với Operations/Field Supervisor để xử lý các vấn đề phát sinh tại thị trường.
Theo dõi các chỉ số vận hành và chất lượng, kịp thời đưa ra phương án cải thiện hiệu suất và chất lượng thực hiện.
Kiểm tra và đảm bảo các yêu cầu về quy trình, guideline và compliance của dự án được tuân thủ.
Thiết kế và vận hành quy trình QC nhiều lớp: GPS/timestamp, hình ảnh, ghi âm, tính nhất quán dữ liệu.
Xử lý phản hồi/khiếu nại từ đội Sales của khách hàng trong 24-48h; tổ chức re-audit khi cần.
Phòng chống gian lận và xung đột lợi ích: không để nhân sự liên hệ hoặc chia sẻ thông tin với đội Sales/NPP của khách hàng; bảo mật tuyệt đối dữ liệu khách hàng.
4. Client Service & Project Reporting
Duy trì quan hệ làm việc chuyên nghiệp với khách hàng trong suốt quá trình triển khai dự án.
Tiếp nhận và làm rõ yêu cầu của khách hàng, chuyển hóa thành kế hoạch triển khai cụ thể cho team.
Thực hiện báo cáo định kỳ về manpower, tiến độ, KPI, chất lượng audit và các vấn đề của dự án.
Chủ động trao đổi với khách hàng về các thay đổi về scope, timeline, manpower hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án.
Phối hợp thực hiện nghiệm thu theo từng giai đoạn và đảm bảo các deliverables được hoàn thành đúng yêu cầu.
Phối hợp với bộ phận Finance/Accounting trong các thủ tục đối soát và thanh quyết toán dự án.
Chuẩn bị số liệu nghiệm thu hàng tháng và bảng tính phạt/thưởng theo SLA hợp đồng.
Phối hợp đội Tech: viết yêu cầu, UAT ứng dụng audit, portal QC, dashboard; báo cáo Excel/PowerPoint/dashboard theo khu vực, ASM/SS và KPI audit.
5. Cost & Resource Management
Lập và theo dõi ngân sách/chi phí dự án, đặc biệt là chi phí liên quan đến manpower và hoạt động field force.
Kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách và chủ động đề xuất phương án tối ưu khi có phát sinh.
Đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả, phù hợp với yêu cầu và ngân sách dự án.
6. Team Management
Trực tiếp quản lý, phân công công việc và giám sát hiệu suất của các thành viên trong team dự án.
Hướng dẫn và hỗ trợ team trong quá trình triển khai, đặc biệt trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến manpower và field operation.
Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả vận hành dự án.
Đảm bảo team phối hợp hiệu quả, chủ động và có trách nhiệm trong việc hoàn thành mục tiêu dự án.