Project Manager (Event & Activation)

1. QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT) - 30%
Tiếp nhận thông tin dự án từ Account/Creative Team, phân tích brief và xác định phạm vi triển khai.
Xây dựng kế hoạch tổng thể: Master Timeline, Action Plan, Checklist, Milestones và phân bổ nguồn lực.
Lập kế hoạch triển khai chi tiết theo từng giai đoạn: Pre-production, Production, On-site Operation và Post-event.
Chủ trì các cuộc họp triển khai nội bộ; phân công công việc, xác định người phụ trách và deadline cụ thể.
Theo dõi, kiểm soát tiến độ của các bộ phận: Creative, Design, 3D, Production, Logistics, Technical và Operations.
Nhận diện rủi ro, chủ động đưa ra phương án dự phòng và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quản lý các thay đổi về phạm vi công việc, tiến độ, nguồn lực và chi phí trong quá trình triển khai.
Đảm bảo chất lượng đầu ra của dự án phù hợp với proposal, yêu cầu khách hàng và tiêu chuẩn của JOYCE.
2. QUẢN LÝ SẢN XUẤT & VẬN HÀNH SỰ KIỆN (PRODUCTION & EVENT OPERATIONS) - 30%
Khảo sát địa điểm tổ chức, đánh giá điều kiện thi công, kỹ thuật, vận chuyển và vận hành thực tế.
Phối hợp với Creative/Design Team để đánh giá tính khả thi của concept, thiết kế và các giải pháp sản xuất.
Xây dựng kế hoạch sản xuất, thi công, lắp đặt, vận hành và tháo dỡ.
Quản lý và kiểm tra tiến độ sản xuất các hạng mục: sân khấu, booth, backdrop, POSM, decor, âm thanh, ánh sáng, LED, multimedia và các thiết bị kỹ thuật.
Điều phối nhà cung cấp, đội thi công, nhân sự kỹ thuật và các đối tác liên quan.
Xây dựng và kiểm soát các tài liệu vận hành: Production Schedule, Setup Schedule, Event Rundown, Technical Checklist, Manpower Plan và Logistics Plan.
Trực tiếp chỉ huy, điều phối hoạt động tại hiện trường trong các giai đoạn setup, rehearsal, showtime và dismantle.
Kiểm soát chất lượng thi công, tiêu chuẩn an toàn, các yêu cầu của địa điểm và phương án xử lý sự cố.
Phối hợp với Show Director, Stage Manager, MC, nghệ sĩ, kỹ thuật và các bộ phận để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản.
Chịu trách nhiệm xử lý các tình huống phát sinh tại hiện trường, đảm bảo hoạt động sự kiện thông suốt.
3. QUẢN LÝ NGÂN SÁCH & NHÀ CUNG CẤP (BUDGET & VENDOR MANAGEMENT) - 20%
Phối hợp lập dự toán chi phí triển khai dự án dựa trên proposal và phạm vi công việc đã được phê duyệt.
Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và đàm phán với nhà cung cấp nhằm tối ưu chi phí, chất lượng và tiến độ.
Xây dựng và quản lý ngân sách thực hiện, theo dõi chi phí thực tế so với dự toán.
Kiểm soát các phát sinh chi phí, đảm bảo mọi thay đổi được phê duyệt trước khi triển khai.
Theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng, tiến độ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và chứng từ liên quan.
Phối hợp với Account và Finance để hoàn tất hồ sơ quyết toán, đối soát và thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.
Đề xuất các giải pháp tối ưu nguồn lực, chi phí sản xuất và hiệu quả triển khai dự án.
4. QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ & PHỐI HỢP NỘI BỘ (TEAM & CROSS-FUNCTIONAL MANAGEMENT) - 10%
Phân công, điều phối và giám sát công việc của các Project Executive/Coordinator và nhân sự được phân bổ theo dự án.
Phối hợp chặt chẽ với Account, Creative, Design và các bộ phận liên quan trong suốt quá trình triển khai.
Hướng dẫn, đào tạo nhân sự về quy trình quản lý dự án, kỹ năng vận hành và xử lý tình huống.
Đảm bảo thông tin được truyền đạt thống nhất, rõ ràng và kịp thời giữa các bên.
Xây dựng tinh thần làm việc chủ động, trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau trong đội ngũ.
5. NGHIỆM THU & ĐÁNH GIÁ SAU DỰ ÁN (POST-PROJECT MANAGEMENT) - 10%
Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu các hạng mục sản xuất và dịch vụ theo phạm vi công việc.
Phối hợp hoàn thiện hồ sơ bàn giao, biên bản nghiệm thu và báo cáo tổng kết.
Tổng hợp, đánh giá hiệu quả triển khai về chất lượng, tiến độ, chi phí và hiệu suất nhân sự.
Tổ chức họp nội bộ sau dự án (Project Debrief) để phân tích vấn đề và rút kinh nghiệm.
Đề xuất cải tiến quy trình, hệ thống quản lý và phương pháp vận hành nhằm nâng cao hiệu quả các dự án tiếp theo.