Purchasing Executive / Chuyên Viên Mua Hàng

Functional Objective/Mục đích của vị trí công việc:
- Ensure for all clubs to have full eligible business license / Đảm bảo các CLB đủ giấy chứng nhận điều kiện hoạt động
- Ensure all goods purchased by admins are transferred to club on time / Đảm bảo các mặt hàng mua về CLB đúng thời hạn
1 Báo cáo tiến độ các PR, báo cáo hàng về, báo cáo tồn PR để theo dõi đặt hàng mới và các báo cáo liên quan khác khi được yêu cầu
2 Tổng hợp các mặt hàng mua chung của các CLB để lập kế hoạch đặt mua và theo dõi hàng về
3 Hướng dẫn nhóm mua hàng (mặt hàng ký HĐ, mặt hàng cần tìm NCC); trực tiếp phụ trách mua hàng cho VTTX, VTKT, F&B, phục vụ vận hành, nội bộ và kinh doanh
4 Theo dõi tiến độ và đốc thúc chuyên viên mua hàng, đảm bảo hàng về đúng hạn, phản hồi thông tin cho các đơn vị
5 Thực hiện thủ tục giấy tờ và thao tác trên hệ thống PR 10% Đảm bảo tuân thủ quy trình
6 Phát triển ngành hàng F&B và Retails, đề xuất phương án, xin phê duyệt và triển khai, bám sát tình hình thực tế tại cơ sở
Daily tasks/Các công việc, nhiệm vụ hàng ngày:
No Daily Tasks / Công việc hàng ngày Proportion (%) Interaction / Tương tác
1 Kiểm tra & thực hiện báo cáo theo yêu cầu: Báo cáo tiến độ đơn hàng, cập nhật tình hình để cấp trên và các bên liên quan nắm được
2 Thực hiện đơn hàng: lên PR, phương án, tờ trình, đặt hàng, theo dõi hàng về, lấy hóa đơn, thanh toán; xử lý phát sinh trong nhóm mua hàng
3 Tổng hợp danh sách order của các CLB (định kỳ mùng 1-10 hàng tháng) và các đơn hàng phát sinh để phân bổ cho nhóm thực hiện
4 Đề xuất phương án để cấp trên phê duyệt (giải pháp mua hàng, NCC, phát triển ngành hàng...)
5 Thực hiện thủ tục & thao tác trên hệ thống PR (lên PR, tạo biên bản giao nhận, cập nhật tiến độ trên hệ thống) 20% Bộ phận mua hàng, Văn phòng, Các CLB
Other tasks/Các công việc, nhiệm vụ hàng ngày:
No Key Responsibilities (Eng - Viet) Proportion (%) Interaction / Tương tác
1 Consolidate & Daily Revenue Reports - Báo cáo tổng hợp, báo cáo doanh thu hằng ngày, gửi BODs và Kế toán
2 Executive & Magazine Reports - Báo cáo thực hiện, báo cáo ấn phẩm tạp chí của các CLB
3 Payments - Thanh toán chi phí thắp hương, xét nghiệm bể bơi, sinh nhật, kỹ thuật, tinh dầu rentokil, diệt côn trùng cho toàn bộ CLB Hà Nội 10%
4 Consolidate Purchase Plan - Tổng hợp kế hoạch dự trù mua hàng cho các CLB Elite
5 Purchasing Items in Signed Contracts - Đặt hàng, theo dõi hàng, thanh toán (HN, Vinh, Hạ Long)
6 Up PR for Clubs in Hanoi - Lên PR, tạo biên bản giao nhận từ hệ thống
7 Technical PR for entire system - PR kỹ thuật cho hệ thống, theo dõi hàng về (Văn phòng & CLB Hạ Long)