Purchasing Officer

Job Summary/ Mô tả chung:
The Purchasing Officer will be responsible for:
Nhân viên mua hàng sẽ chịu trách nhiệm:
• Handling daily purchase requests from internal stakeholders (office and academic) end-to-end (based on Purchase Orders) in accordance with the company's purchasing policies and procedures;
Xử lý toàn bộ yêu cầu mua hàng hàng ngày từ các bộ phận nội bộ (khối văn phòng và khối giáo dục) dựa trên Đơn đặt hàng, đảm bảo tuân thủ chính sách và quy trình mua hàng của công ty.
• Collaborating with departments to effectively manage operational expenses and fulfill contractual obligations.
Phối hợp với các bộ phận để quản lý chi phí vận hành hiệu quả và hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng.
• Maintaining and archiving procurement documentation.
Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu mua hàng.
Key Responsibilities/ Trách nhiệm và nghĩa vụ:
• Manage the procurement of academic and non-academic items, including consumables and maintenance services, ensuring successful execution under the guidance of the Direct Manager;
Phụ trách mua sắm các hạng mục học thuật và phi học thuật (bao gồm hàng tiêu dùng, bảo trì - sửa chữa), đảm bảo hoàn thành dưới sự hướng dẫn và giám sát của quản lý trực tiếp;
• Negotiate pricing and terms to maximize cost savings for items outside of signed contracts;
Thương lượng giá cả và các điều khoản nhằm tối ưu hóa chi phí đối với các mặt hàng phát sinh ngoài hợp đồng;
• Proactively establish long-term contracts for frequently purchased goods and services;
Chủ động đàm phán và thiết lập hợp đồng dài hạn đối với các mặt hàng/dịch vụ có phát sinh giao dịch thường xuyên;
• Ensure timely delivery and proactively update relevant departments on order status;
Đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn; chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng cho các bộ phận liên quan;
• Review, negotiate, and execute contract renewals or new agreements for key purchasing categories;
Rà soát, đàm phán gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới đối với các danh mục mua sắm chủ lực;
• Prepare and update procurement data and records in the system in an accurate and timely manner;
Chuẩn bị kịp thời và cập nhật chính xác các tài liệu, thông tin trong cơ sở dữ liệu;
• Create PA on the BM system and PO on Misa software;
Tạo PA trên hệ thống BM và PO trên phần mềm Misa;
• Create PO and PUI on BC software;
Tạo PO và PUI trên phần mềm BC;
• Monitor and control vendor delivery schedules and lead times;
Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tiến độ, thời gian giao hàng của nhà cung cấp;
• Maintain high standards of service quality for both internal and external stakeholders.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp cho cả đối tác nội bộ và bên ngoài;
• Prepare payment requests and assemble complete payment dossiers.
Lập đề nghị thanh toán và hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán theo quy định.
Other Responsibilities/ Trách nhiệm khác:
• Ensure understanding and strict compliance with School policies;
Đảm bảo hiểu rõ và tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách, quy định của Nhà trường;
• Maintain positive working relationships with Department Heads, colleagues, and external partners to achieve operational efficiency;
Duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với Trưởng các bộ phận, đồng nghiệp và đối tác bên ngoài nhằm đảm bảo hiệu quả công việc và hoàn thành mục tiêu đề ra;
• Handle queries and issues in a professional, efficient, and supportive manner;
Giải quyết các thắc mắc, sự cố một cách chuyên nghiệp và thỏa đáng;
• Perform other tasks assigned by the Direct Manager.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.