Quản Lý Hành Chính Nhân Sự

1. Quản lý hành chính, văn bản và lưu trữ hồ sơ nội bộ
Tổ chức và kiểm soát các hoạt động hành chính hằng ngày của dự án.
Quản lý công văn, văn bản, hồ sơ, tài liệu và biểu mẫu đang sử dụng trong nội bộ.
Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, công cụ làm việc và cơ sở vật chất thuộc phạm vi nội bộ.
Bảo đảm hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đầy đủ, đúng phiên bản, đúng phân quyền và dễ truy xuất.
Kiểm soát việc sử dụng, cập nhật và lưu trữ tài liệu nội bộ theo quy định.
2. Quản lý hành chính - nhân sự và văn hóa nội bộ
Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên và nhu cầu nhân sự theo từng giai đoạn.
Tổ chức triển khai tuyển dụng theo nhu cầu đã được phê duyệt; phối hợp với các Trưởng bộ phận trong mô tả nhu cầu, sàng lọc, phỏng vấn và tiếp nhận nhân sự.
Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, chấm công, nghỉ phép, nghỉ việc và các thủ tục nhân sự liên quan.
Tổ chức tiếp nhận, hội nhập, đào tạo quy trình/tuân thủ và bàn giao công việc ban đầu cho nhân sự mới.
Phối hợp xây dựng và triển khai chính sách nhân sự cơ bản: nội quy, chế độ làm việc, phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật.
Hỗ trợ xây dựng văn hóa làm việc nội bộ theo định hướng của Công ty; theo dõi tác phong, kỷ luật và chuẩn phối hợp giữa các bộ phận.
Hỗ trợ các Trưởng bộ phận chuẩn hóa JD, phân công trách nhiệm và cập nhật hồ sơ nhân sự theo thực tế vận hành.
3. Quản lý pháp chế và hồ sơ hợp tác
Quản lý, lưu trữ và theo dõi hồ sơ pháp lý, hợp đồng, MOU, phụ lục, biên bản và các văn bản cam kết của dự án.
Phối hợp với nhân sự pháp chế rà soát văn bản trước khi trình ký hoặc ban hành.
Theo dõi thời hạn, hiệu lực, tình trạng thực hiện và các mốc cần gia hạn/cảnh báo của hợp đồng, MOU, phụ lục.
Cảnh báo rủi ro pháp lý liên quan đến hồ sơ, cam kết, dữ liệu, hình ảnh, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ và nghĩa vụ phối hợp.
Chuyển các vấn đề pháp lý phức tạp hoặc vượt thẩm quyền lên Giám đốc Phát triển Dự án/đơn vị tư vấn pháp lý khi cần.
4. Chuẩn hóa quy trình, quy định và biểu mẫu nội bộ
Xây dựng, cập nhật và kiểm soát hệ thống quy trình, quy định, biểu mẫu thuộc phạm vi vận hành nội bộ.
Quản lý danh mục quy trình, quy định, biểu mẫu đang có hiệu lực.
Bảo đảm quy trình, quy định, biểu mẫu được ban hành đúng phiên bản, đúng đối tượng sử dụng và đúng mục đích.
Phối hợp với các bộ phận để chuẩn hóa biểu mẫu dùng trong vận hành dự án.
Theo dõi việc áp dụng thực tế, ghi nhận điểm chưa phù hợp và đề xuất điều chỉnh.
5. Theo dõi đầu việc và điều phối thông tin nội bộ theo phân công của Giám đốc Phát triển Dự án.
Hỗ trợ Giám đốc Phát triển Dự án tổ chức các cuộc họp nội bộ, ghi nhận biên bản, đầu việc, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
Theo dõi tiến độ các đầu việc được Giám đốc Phát triển Dự án giao giám sát.
Nhắc việc, cập nhật tình trạng và ghi nhận các điểm chậm, thiếu phản hồi hoặc thiếu phối hợp giữa các bộ phận.
Tổng hợp thông tin để Giám đốc Phát triển Dự án kiểm soát việc thực thi các quyết định nội bộ.
Không thay Giám đốc Phát triển Dự án điều hành chuyên môn hoặc quyết định thay các Trưởng bộ phận chức năng.
6. Kiểm soát tuân thủ quy trình, phân quyền và phê duyệt nội bộ
Theo dõi việc tuân thủ nội quy, quy định, quy trình và phân quyền nội bộ.
Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, phê duyệt và chứng từ trước khi chuyển bước xử lý.
Cảnh báo các trường hợp thiếu hồ sơ, thiếu phê duyệt, sai mẫu, sai phiên bản hoặc thực hiện sai quy trình.
Phối hợp với Tài chính - Kế toán khi hồ sơ nội bộ liên quan đến thanh toán, chi phí, hợp đồng hoặc đối soát.
Đề xuất biện pháp điều chỉnh để giảm rủi ro vận hành và rủi ro tuân thủ.
7. Quản lý đội ngũ HCNS và Pháp chế
Phân công, hướng dẫn và kiểm soát công việc của nhân sự HCNS và Pháp chế.
Đánh giá tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc của nhân sự trực thuộc.
Đào tạo nhân sự về lưu trữ hồ sơ, kiểm soát văn bản, hành chính, pháp chế cơ bản và tuân thủ nội bộ.
Kiểm soát chất lượng đầu ra trước khi trình Giám đốc Phát triển Dự án hoặc chuyển cho bộ phận liên quan.
Đề xuất bổ sung nhân sự, công cụ hoặc nguồn lực cần thiết cho hoạt động vận hành nội bộ.