* Mô tả:
- Chúng tôi đang tìm kiếm một Quản lý Hành chính có năng lực và kinh nghiệm để giám sát hoạt động hành chính của cơ sở sản xuất của chúng tôi tại Việt Nam. Quản lý Hành chính sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ, quản lý tài nguyên văn phòng, phối hợp với các phòng ban khác nhau và đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương. Vai trò này rất quan trọng trong việc hỗ trợ lực lượng lao động của nhà máy gồm 2000 nhân viên trên nhiều tòa nhà và phòng ban.
* Trách nhiệm chính:
-
Quản lý Văn phòng: Giám sát các chức năng hành chính hàng ngày, bao gồm văn phòng phẩm, bảo trì thiết bị và quản lý cơ sở vật chất trên diện tích 40,000 mét vuông của nhà máy với nhiều tòa nhà.
- Hỗ trợ Nhân sự: Phối hợp với HR để quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, xử lý lương và tuân thủ luật lao động Việt Nam (ví dụ: Bộ luật Lao động 2019), đảm bảo tài liệu chính xác cho lực lượng lao động lớn gồm 2000 nhân viên.
- Logistics & Procurement: Quản lý mua sắm văn phòng phẩm, đồng phục và các vật liệu không sản xuất khác, đảm bảo hiệu quả chi phí và cung cấp kịp thời cho hoạt động của nhà máy.
- Điều phối Cơ sở:
Giám sát dịch vụ vệ sinh, an ninh và bảo trì để đảm bảo một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hoạt động trên tất cả các bộ phận, bao gồm PCBA, SMT, Lắp ráp và Ép nhựa.
- Tuân thủ & Tài liệu: Đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương liên quan đến hoạt động hành chính, bao gồm giấy phép kinh doanh, giấy phép và báo cáo cho các cơ quan địa phương như DOLISA (Sở Lao động, Thương binh và Xã hội).
- Phối hợp Sự kiện & Du lịch: Tổ chức các sự kiện nhà máy, cuộc họp và hoạt động phúc lợi cho nhân viên, cũng như sắp xếp du lịch và chỗ ở cho nhân viên hoặc khách thăm.
- Giao tiếp & Liên lạc: Đóng vai trò là điểm liên hệ chính giữa quản lý, nhân viên và các bên liên quan bên ngoài (ví dụ: nhà cung cấp, cơ quan chính phủ), tạo điều kiện cho giao tiếp hiệu quả bằng cả tiếng Việt và tiếng Trung.
- Quản lý Ngân sách: Giám sát và kiểm soát ngân sách hành chính, chuẩn bị báo cáo chi phí và đảm bảo hiệu quả chi phí trong chi tiêu hành chính.
- Phúc lợi Nhân viên: Hỗ trợ các sáng kiến về phúc lợi cho nhân viên như dịch vụ xe buýt đưa đón, bảo hiểm và quà sinh nhật, đảm bảo triển khai suôn sẻ.
- Xử Lý Chấn Thương Công Nhân: Quản lý và ghi chép các trường hợp chấn thương của công nhân, phối hợp với phòng Nhân sự và dịch vụ y tế để cung cấp chăm sóc thích hợp, và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu báo cáo về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
- Hòa Giải Tranh Chấp Lao Động: Tạo điều kiện giải quyết các tranh chấp lao động giữa nhân viên và ban quản lý, đảm bảo hòa giải công bằng và tuân thủ luật lao động Việt Nam.
- Xử Lý Công Việc Với Chính Phủ: Đại diện cho nhà máy trong các tương tác với cơ quan chính phủ, giải quyết các thắc mắc và duy trì mối quan hệ tích cực với chính quyền địa phương.
- Nhận Diện và Dẫn Dắt Tuân Thủ Yêu Cầu Pháp Lý: Chủ động nhận diện các yêu cầu pháp lý của chính phủ và dẫn dắt nhà máy trong việc thực hiện các chính sách và thủ tục cần thiết để đảm bảo tuân thủ hoàn toàn.
- Hỗ Trợ Tài Liệu và Yêu Cầu Quy Định: Hỗ trợ và xử lý tài liệu cùng các yêu cầu quy định cho các cuộc kiểm toán nhân sự và hành chính, đảm bảo sẵn sàng cho các cuộc kiểm tra từ chính quyền địa phương hoặc kiểm toán viên bên ngoài.
- Nhiệm vụ Khác: Thực hiện các nhiệm vụ hành chính bổ sung theo sự phân công của Giám đốc Nhà máy hoặc
Quản lý Vận hành để hỗ trợ hoạt động của nhà máy.
- Bằng cử nhân về Quản trị Kinh doanh, Quản lý Nhân sự, Hành chính Công hoặc lĩnh vực liên quan
- Cần có nền tảng giáo dục về pháp lý để đảm bảo hiểu biết về các yêu cầu tuân thủ và quy định.
- Kinh nghiệm ít nhất 3-5 năm trong quản lý hành chính, ưu tiên trong môi trường sản xuất hoặc công nghiệp tại Việt Nam.
- Kinh nghiệm quản lý các đội ngũ lớn hoặc cơ sở (ví dụ: hơn 1000 nhân viên hoặc hoạt động nhiều tòa nhà) rất được mong muốn.
- Thành thạo tiếng Trung (Đọc, Viết, Nghe, Nói) là yêu cầu bắt buộc để giao tiếp với các đội nhóm quốc tế và quản lý.
- Thành thạo tiếng Việt là yêu cầu cần thiết cho việc tuân thủ quy định địa phương, giao tiếp với nhân viên và liên hệ với các cơ quan chính phủ.
- Hiểu biết sâu về luật lao động Việt Nam, quy định hành chính và yêu cầu tuân thủ địa phương.
- Thành thạo phần mềm quản lý văn phòng (ví dụ: Microsoft Office, hệ thống ERP) để quản lý tài liệu, báo cáo và lập lịch trình.
- Kỹ năng tổ chức và xử lý nhiều nhiệm vụ xuất sắc để đối phó với các trách nhiệm hành chính đa dạng trong môi trường nhà máy nhanh chóng.
- Kiến thức về mua sắm và quản lý ngân sách để đảm bảo hoạt động tiết kiệm chi phí.
- Quen thuộc với các chương trình phúc lợi cho nhân viên và phối hợp logistics trong bối cảnh sản xuất.
- Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp tốt để quản lý đội nhóm và phối hợp giữa các phòng ban.
- Chú trọng chi tiết với cách tiếp cận chủ động trong việc giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình.
- Khả năng làm việc dưới áp lực và quản lý nhiều ưu tiên trong môi trường năng động.
- Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để đảm bảo hoạt động hành chính hiệu quả trên một cơ sở lớn.
- Thành thạo phần mềm quản lý văn phòng (ví dụ: Microsoft Office, hệ thống ERP) để quản lý tài liệu, báo cáo và lập lịch trình.
- Kỹ năng Máy tính: Thành thạo nâng cao Microsoft Excel để phân tích dữ liệu, lập ngân sách và báo cáo; kỹ năng mạnh mẽ trong Microsoft Word và PowerPoint để tạo tài liệu và thuyết trình; quen thuộc với các công cụ quản lý email (ví dụ: Outlook) và phần mềm cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ.
- Chứng chỉ trong Quản lý Nhân sự, Hành chính Văn phòng hoặc các lĩnh vực liên quan là một lợi thế.
