1. Lễ tân
- Tiếp nhận các cuộc gọi đến và chuyển đến đúng người hoặc bộ phận liên quan.
- Đón tiếp khách chuyên nghiệp và thông báo cho nhân viên phụ trách khi khách đến.
- Sắp xếp đầy đủ và gọn gàng các trang bị PPE tại khu vực lễ tân; cấp phát PPE cho khách khi cần thiết.
- Kiểm tra tồn kho PPE và lập yêu cầu mua sắm khi vật tư bị hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn.
- Tiếp nhận thư/bưu phẩm đến và hỗ trợ gửi thư/bưu phẩm đi theo yêu cầu của các bộ phận.
- Tiếp nhận yêu cầu về văn phòng phẩm từ các bộ phận, tạo yêu cầu mua hàng, nhận hàng và bàn giao cho người yêu cầu.
- Giám sát nhân viên vệ sinh đảm bảo khu vực văn phòng luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
- Gửi báo cáo cước taxi/Xanh SM/Grab hàng tháng cho các bộ phận và cá nhân liên quan.
2. Quản lý xe
- Tiếp nhận yêu cầu đặt xe và sắp xếp xe phù hợp theo nhu cầu.
3.
Quản lý nhà ăn- Nhận yêu cầu suất ăn từ các nhà máy và các bộ phận.
- Thông báo cho nhà ăn về số lượng suất ăn cuối tuần.
- Nhận các yêu cầu đặc biệt về suất ăn hoặc tea-break, phối hợp với nhà ăn để chuẩn bị và xác nhận lại.
- Phối hợp cùng
nhân viên phục vụ nước/tea lady hỗ trợ đồ uống trong các cuộc họp.
4. Hỗ trợ Nhân sự
- Hỗ trợ bố trí hậu cần cho các khóa đào tạo.
- Hỗ trợ đội Tuyển dụng trong công tác sắp xếp phòng phỏng vấn.
- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến HR theo phân công, có sự phê duyệt của Quản lý RE.
5. Công việc khác
- Tổng hợp các báo cáo định kỳ hàng tháng (nhà ăn, nước uống Lavie, dịch vụ in ấn, Viettel Post, văn phòng phẩm, đồ tiêu hao, vật dụng vệ sinh, xe đưa đón nhân viên, xe pool, xe thuê, v.v.) theo thời hạn quy định.
- Tạo GR/SES để xử lý thanh toán theo kế hoạch hàng tháng của bộ phận và xác nhận số liệu chính xác với các nhóm chức năng.
- Thu thập và tải tài liệu GR lên SharePoint, đảm bảo lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan.
- Cung cấp chứng từ cho các bộ phận liên quan khi được yêu cầu (AP Team, HR Team, v.v.).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý RE.
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Hành chính, Kinh doanh, Nhà hàng - Khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan.
- Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí Lễ tân, Hành chính,
Chăm sóc khách hàng hoặc các vị trí tương tự.
- Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường doanh nghiệp đa quốc gia là một lợi thế.
- Ngoại hình chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt.
- Tư duy dịch vụ khách hàng, tác phong lịch sự và chuyên nghiệp.
- Kỹ năng tổ chức công việc tốt, có khả năng làm nhiều việc cùng lúc.
- Giao tiếp tiếng Anh cơ bản.
- Sử dụng thành thạo MS Office (Outlook, Excel, Word).
- Có trách nhiệm, chú trọng chi tiết, chủ động và làm việc khoa học.
- Làm việc toàn thời gian, tại quầy lễ tân.
- Tuân thủ quy định về trang phục và tác phong chuyên nghiệp của công ty.
