Reservations Officer | Nhân viên đặt phòng

Understand and comply with hotel policies, procedures, and brand standards.
Maintain cleanliness and organization of the workstation (office, desk, computer, telephone, and stationery).
Handle reservations via phone, fax, and online channels; ensure all bookings are entered into the PMS accurately and promptly.
Maximize revenue through effective upselling of room categories and additional services.
Present hotel facilities and services in a positive, professional, and engaging manner.
Maintain updated knowledge of partner properties and assist guests with relevant information or referrals when needed.
Stay fully informed about reservation systems, room rates, packages, and promotional offers.
Follow up on all guest requests and ensure responses are provided within 24 hours.
Ensure all reservation details are entered correctly with minimal errors.
Obtain estimated arrival times (ETA) for VIP and group bookings and communicate to relevant departments.
Deliver courteous, friendly, and personalized guest interactions at all times.
Follow standard procedures for handling reservations, modifications, and cancellations.
Optimize occupancy and average room rates based on the hotel's revenue strategy.
Ensure all correspondence matches booking data in the system.
Support front office operations by ensuring booking details are complete and accurate for smooth check-in.
Monitor and update deposits and payments accurately in the PMS and reports.
Prepare and review arrival lists (3-day forecast and same-day arrivals), including both guaranteed and non-guaranteed bookings.
Minimize no-shows through reconfirmation and duplicate booking checks.
Manage group bookings, tentative bookings, and waiting lists effectively.
Report any significant booking changes impacting occupancy or revenue forecasts.
Monitor room availability and allotments; inform management of any changes affecting sales channels.
Maintain and update corporate and travel agency profiles and contracted rates.
Keep organized records of contracted rates by company name.
Update daily forecasting reports accurately and on time.
Communicate availability updates to partners promptly.
Manage waiting lists and support overbooking situations under supervision.
Ensure allotments are handled according to standards and approvals are obtained for any changes.
Assist management with room-related reports when required.
Hiểu và tuân thủ các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn của khách sạn.
Giữ khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng (bàn làm việc, máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm).
Tiếp nhận đặt phòng qua điện thoại, fax và kênh trực tuyến; nhập dữ liệu chính xác và kịp thời vào hệ thống PMS.
Tối đa hóa doanh thu thông qua việc bán nâng hạng phòng và dịch vụ bổ sung.
Giới thiệu dịch vụ và tiện ích khách sạn một cách tích cực và chuyên nghiệp.
Cập nhật thông tin về các khách sạn liên kết để hỗ trợ và tư vấn cho khách khi cần.
Nắm rõ hệ thống đặt phòng, giá phòng, gói dịch vụ và các chương trình khuyến mãi.
Theo dõi và phản hồi tất cả yêu cầu của khách trong vòng 24 giờ.
Đảm bảo thông tin đặt phòng được nhập chính xác, hạn chế tối đa sai sót.
Thu thập giờ đến dự kiến (ETA) của khách VIP và khách đoàn, thông báo cho các bộ phận liên quan.
Giao tiếp với khách một cách lịch sự, thân thiện và cá nhân hóa.
Tuân thủ quy trình xử lý đặt phòng, thay đổi và hủy phòng.
Tối ưu công suất phòng và giá bán theo chiến lược doanh thu của khách sạn.
Đảm bảo thông tin trao đổi trùng khớp với dữ liệu trong hệ thống.
Hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc chuẩn bị thông tin để check-in hiệu quả.
Theo dõi và cập nhật chính xác tiền đặt cọc/thanh toán trên hệ thống và báo cáo.
Chuẩn bị danh sách khách đến (trước 3 ngày và trong ngày), bao gồm đặt phòng đảm bảo và không đảm bảo.
Giảm thiểu no-show bằng cách xác nhận lại đặt phòng và kiểm tra trùng lặp.
Quản lý đặt phòng đoàn, đặt phòng tạm và danh sách chờ.
Báo cáo ngay các thay đổi đặt phòng ảnh hưởng đến công suất hoặc dự báo doanh thu.
Kiểm soát tình trạng phòng và allotment; thông báo khi có thay đổi ảnh hưởng đến kênh bán.
Cập nhật thông tin công ty/đại lý du lịch và giá hợp đồng.
Lưu trữ hồ sơ giá phòng theo thứ tự tên công ty.
Cập nhật báo cáo dự báo hàng ngày chính xác và đúng hạn.
Thông báo kịp thời tình trạng phòng cho đối tác.
Quản lý danh sách chờ và hỗ trợ xử lý overbooking theo hướng dẫn.
Đảm bảo allotment được xử lý đúng quy trình và có phê duyệt khi điều chỉnh.
Hỗ trợ quản lý trong việc lập các báo cáo liên quan đến phòng khi cần.