Sale Admin - Trợ Lý Kinh Doanh - HCM

A. Hỗ trợ hoạt động Kinh doanh
Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các yêu cầu từ khách hàng và đội ngũ Sales.
Soạn thảo báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản và các tài liệu liên quan.
Nhập và cập nhật thông tin khách hàng, đơn hàng, doanh số và tình trạng giao hàng trên hệ thống.
Theo dõi tiến độ đơn hàng từ khi tiếp nhận PO/đơn đặt hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
Chuẩn bị báo cáo doanh số, đơn hàng, công nợ và tình trạng thực hiện đơn hàng theo yêu cầu.
Sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp và hỗ trợ các công việc hành chính cho bộ phận Kinh doanh.
Làm đầu mối trao đổi thông tin giữa Sales và các phòng ban liên quan.
B. Theo dõi và điều phối Logistics
Tiếp nhận và kiểm tra các điều kiện giao hàng trên PO/hợp đồng: địa điểm giao hàng, thời gian giao, phương thức vận chuyển, người nhận, yêu cầu về phương tiện và chứng từ.
Phối hợp với Kho, Logistics và đơn vị vận chuyển để lên kế hoạch giao hàng.
Theo dõi tình trạng vận chuyển và cập nhật tiến độ giao hàng cho Sales/khách hàng.
Kiểm tra các thông tin liên quan đến vận chuyển: số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói, pallet/thùng hàng, phương tiện giao nhận và thời gian dự kiến.
Theo dõi các yêu cầu đặc biệt của khách hàng về giao nhận, bao gồm khung giờ giao hàng, quy định vào kho, đăng ký xe/tài xế, yêu cầu bốc dỡ hoặc các chứng từ cần thiết.
Phối hợp xử lý các trường hợp giao hàng trễ, giao thiếu, sai địa điểm, sai chứng từ hoặc phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra và tập hợp chứng từ giao hàng: Delivery Order, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận, POD và các chứng từ liên quan.
Theo dõi và tổng hợp chi phí logistics phát sinh theo từng đơn hàng khi được yêu cầu.
Đối chiếu thông tin giao nhận với Sales, Kho, Logistics và Kế toán để đảm bảo dữ liệu chính xác.
C. Quản lý chứng từ và dữ liệu
Lưu trữ hồ sơ khách hàng, hợp đồng, PO, chứng từ giao nhận và các tài liệu liên quan.
Đảm bảo hồ sơ đơn hàng đầy đủ và đúng quy trình.
Theo dõi các điều khoản thương mại và điều kiện giao nhận có ảnh hưởng đến việc thực hiện đơn hàng.
Lập báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng, giao hàng và các vấn đề logistics.