Sales Admin (Hỗ Trợ Kho)

1. Xử lý đơn hàng (Hệ thống SAP & Hóa đơn điện tử BKAV)
- Quản lý dữ liệu và chứng từ bán hàng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy trình tài chính.
Quản lý dữ liệu: Tiếp nhận đơn hàng và nhập dữ liệu chính xác vào hệ thống SAP.
Chứng từ giao hàng: Phối hợp in ấn Phiếu giao hàng, Đơn đặt hàng (PO) và Hóa đơn cho bộ phận hậu cần.
Cập nhật thực tế: Đối chiếu và cập nhật số lượng hàng hóa thực tế đã giao trên SAP; thực hiện quy trình Ủy quyền trả lại hàng (RMA) nếu có lỗi giao hàng.
Quyết toán hàng ngày: Hoàn tất dữ liệu bán hàng và phát hành hóa đơn VAT ngay trong ngày.
Điều phối hậu cần: Đặt lịch vận chuyển và theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo giao đúng và đủ.
2. Hoạt động Kho hàng và Tồn kho
- Cân bằng giữa nhu cầu khách hàng và mức tồn kho để tối ưu hóa vận hành.
Điều phối đơn hàng: Tổng hợp số lượng thực tế để gửi yêu cầu mua hàng (Purchase Request) đến các bộ phận liên quan.
Tối ưu hóa tồn kho: Kiểm tra mức tồn kho cuối ngày để tính toán và đặt hàng bổ sung (Order Stock) hiệu quả, ngăn ngừa đứt hàng hoặc tồn kho quá mức.
Hỗ trợ lấy hàng: Phối hợp với nhân viên kho để chuẩn bị hàng hóa chính xác theo danh sách đơn hàng.
Xử lý hàng lỗi: Trực tiếp quản lý quy trình xử lý hàng hóa hư hỏng hoặc thu hồi hàng lỗi.
Hậu cần & Chi phí: Hỗ trợ bộ phận vận chuyển và đối chiếu định kỳ chi phí vận tải.
3. Quản lý Hợp đồng và Thanh toán
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý và thực hiện các giao dịch tài chính kịp thời với đối tác.
Quản lý hợp đồng: Tiếp nhận hợp đồng từ bộ phận Bán hàng, điều phối thẩm định giữa các bộ phận, theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ khoa học.
Chứng từ thanh toán: Tiếp nhận hóa đơn và hồ sơ thanh toán từ nhà cung cấp.
Theo dõi thanh toán: Giám sát quá trình giải ngân và cập nhật tình trạng thanh toán cho khách hàng/đối tác.