Chuyên viên Hỗ trợ Kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo luồng vận hành thông suốt của bộ phận Kinh doanh, từ tiếp nhận đơn hàng, triển khai sản xuất và giao hàng, đến lập chứng từ, theo dõi dữ liệu và hỗ trợ thu hồi công nợ.
Địa điểm làm việc: Khu Công Nghiệp Tân Tạo - Tp.Hồ Chí Minh
Nhiệm vụ và trách nhiệm chính bao gồm nhưng không giới hạn ở:
• Tiếp nhận và thẩm định đơn đặt hàng:
- Tiếp nhận đơn hàng từ đội Kinh doanh hoặc trực tiếp từ khách hàng; kiểm tra tính hợp lệ về thông tin sản phẩm, số lượng, giá bán và xử lý theo quy trình bán hàng hiện hành;
- Xác minh tình trạng tồn kho thành phẩm và tình trạng công nợ của khách hàng trước khi xác nhận đơn, kịp thời thông báo đội Kinh doanh nếu phát sinh vướng mắc;
- Đảm bảo áp dụng chính xác giá bán đã được phê duyệt cho từng đơn hàng.
• Triển khai sản xuất và
điều phối giao hàng:
- Tạo lệnh yêu cầu sản xuất hoặc lệnh xuất kho trên hệ thống nội bộ; theo dõi tiến độ sản xuất hàng ngày và cập nhật thông tin kịp thời cho đội Kinh doanh và khách hàng;
- Lập và gửi kế hoạch giao hàng đến các bộ phận liên quan theo đúng thời hạn quy định; phối hợp sắp xếp lịch giao hàng đúng cam kết với khách;
- Đảm bảo đơn hàng được triển khai đầy đủ điều kiện theo quy định
• Lập hóa đơn và soạn thảo chứng từ:
- Xuất hóa đơn và hoàn thiện bộ chứng từ giao hàng, chuyển kịp thời cho bộ phận liên quan để thực hiện thu tiền và lưu trữ;
- Soạn thảo các văn bản theo các điều khoản tiêu chuẩn đã được phê duyệt, kiểm tra tính chính xác của thông tin pháp lý trước khi trình ký;
- Soạn công văn nhắc nhở xử lý hàng tồn kho theo đúng quy trình và thời hạn quy định.
• Theo dõi dữ liệu và báo cáo kinh doanh:
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu bán hàng để hỗ trợ công tác quản lý hoạt động của Phòng
Phát triển Kinh doanh;
- Theo dõi sát tiến độ thực hiện so với mục tiêu; phát hiện và cảnh báo sớm các chỉ tiêu có nguy cơ không đạt, yêu cầu đội Kinh doanh làm rõ nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý;
- Lập và gửi báo cáo định kỳ theo đúng thời hạn quy định hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ cấp quản lý.
• Phối hợp nội bộ và lưu trữ hồ sơ:
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan trong việc xử lý đơn hàng, xử lý sự cố và đôn đốc thu hồi công nợ sau bán hàng;
- Lưu trữ đầy đủ, có hệ thống và bảo mật các hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh (báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, chứng nhận sản phẩm, công văn, hồ sơ ISO...), đảm bảo thuận tiện khi tra cứu.
• Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan;
• Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin,
Trợ lý Kinh doanh hoặc tương đương, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường sản xuất;
• Thành thạo các công cụ văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), có khả năng xử lý và tổng hợp dữ liệu tốt;
• Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả, xử lý tốt nhiều đầu việc song song;
• Tỉ mỉ, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao trong xử lý chứng từ và số liệu;
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp linh hoạt với các bộ phận và khách hàng;
• Chủ động, tự giác trong công việc và sẵn sàng học hỏi, nâng cao nghiệp vụ.
