Sales Admin/ Sales Operation Admin (FMCG)

Mô tả Công việc
1. Quản lý hợp đồng và dữ liệu thương mại
Lưu trữ, cập nhật và theo dõi hợp đồng của các kênh bán hàng.
Cập nhật master data khách hàng và các điều khoản thương mại.
Theo dõi thời hạn hợp đồng và phối hợp với bộ phận phụ trách thực hiện tái ký.
Đối chiếu hợp đồng với chính sách, biểu mẫu và nội dung đã được phê duyệt.
Kiểm tra các chứng từ chiết khấu, thanh toán và hồ sơ liên quan.
2. Theo dõi khách hàng mua lại và hàng tồn kho
Theo dõi lịch sử mua hàng và tình hình đặt hàng của khách hàng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để thúc đẩy đơn hàng tái mua từ khách hàng.
Theo dõi, cảnh báo các SKU có nguy cơ cận hạn sử dụng hoặc hết hàng.
Tổng hợp và báo cáo các vấn đề tồn kho cần có phương án xử lý.
3. Hỗ trợ và theo dõi tiến độ hoạt động của khối Commercial
Theo dõi các đề nghị thanh toán, cấn trừ công nợ và hồ sơ phát sinh.
Tổng hợp, phân tích dữ liệu phục vụ việc xem xét và trình ký.
Hỗ trợ soạn thảo các proposal và các đề xuất phát sinh khác.
Theo dõi tiến độ các công việc liên phòng ban cho đến khi hoàn tất.
4. Theo dõi kết quả thực hiện
Theo dõi kết quả thực tế so với kế hoạch, ngân sách, chính sách và nội dung đã được phê duyệt.
Tổng hợp thông tin phục vụ kiểm soát điều khoản thương mại, báo cáo lỗ lãi tài khoản khách hàng và hiệu quả thương mại.
Phát hiện các trường hợp chậm tiến độ, thiếu dữ liệu, sai lệch hoặc thực hiện ngoài kế hoạch.
Chuẩn bị thông tin để Assistant Operations Manager xem xét và báo cáo/chuyển tiếp lên cấp trên xử lý khi cần thiết.
5. Xử lý đơn hàng
Hỗ trợ xử lý các đơn hàng cùng với Team Order Fulfillment.
6. Báo cáo và cảnh báo
Thực hiện báo cáo định kỳ và báo cáo phát sinh theo yêu cầu.
Cập nhật bảng theo dõi công việc, nhật ký sự cố và tình trạng xử lý hiện tại.
Cảnh báo các vấn đề ảnh hưởng đến doanh số, tồn kho, giao hàng, chi phí hoặc tiến độ.
Theo dõi vấn đề cho đến khi được giải quyết xong hoặc có quyết định chính thức.
7. Kiểm soát hồ sơ trình ký của khối Commercial
Rà soát hồ sơ trình ký của các bộ phận thuộc khối Commercial bao gồm: Sales, Trade Marketing, Marketing, S&OP.
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và tuân thủ của hồ sơ.
Đối chiếu hồ sơ với kế hoạch, ngân sách, chính sách và thẩm quyền phê duyệt.
Yêu cầu bộ phận phụ trách bổ sung hoặc làm rõ thông tin khi cần thiết.
8. Công việc khác
Thực hiện các công việc khác thuộc phạm vi Thương mại theo phân công.
Phối hợp và hỗ trợ các phòng ban trong khối Commercial.
Tham gia cập nhật quy trình, biểu mẫu và cải tiến phương pháp làm việc.