Sales Admin (Xử Lý Đơn Hàng & Vận Hành)

*** Mô tả công việc
Chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ tiếp nhận → giao hàng → xuất hóa đơn → theo dõi thanh toán diễn ra chính xác, đúng tiến độ. Đồng thời hỗ trợ các công việc hành chính - nhân sự cơ bản nhằm đảm bảo vận hành nội bộ hiệu quả.
*** Trách nhiệm chính
1. Xử lý & theo dõi đơn hàng
• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin đơn hàng (sản phẩm, số lượng, giá, thời gian giao)
• Tạo và quản lý đơn hàng trên hệ thống
• Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng đến khi hoàn tất giao hàng
• Cập nhật tình trạng đơn hàng cho bộ phận Kinh doanh
2. Điều phối giao hàng
• Phối hợp với kho, điều vận và tài xế để sắp xếp giao hàng
• Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ giao hàng
• Theo dõi quá trình giao hàng, đảm bảo đúng - đủ - đúng thời gian
• Xử lý các vấn đề phát sinh (trễ hàng, thiếu hàng, sai thông tin...)
• Xác nhận hoàn tất giao hàng trên hệ thống
3. Xuất hóa đơn & theo dõi thanh toán
• Lập và phát hành hóa đơn chính xác, đúng thời gian
• Gửi hóa đơn cho khách hàng
• Theo dõi và nhắc thanh toán theo hạn
• Đối chiếu công nợ với kế toán
4. Báo cáo & lưu trữ
• Lập báo cáo định kỳ về đơn hàng, giao hàng, công nợ
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ, có hệ thống
5. Hỗ trợ Hành chính - Nhân sự
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động
• Theo dõi chấm công, dữ liệu phục vụ tính lương
• Cập nhật thông tin bảo hiểm và biến động nhân sự