Sales Admin

1. Các công việc liên quan xuất nhập khẩu
a. Công việc liên quan nhập khẩu
Kiểm tra thông tin hợp đồng nhập khẩu, điều khoản thanh toán,....
Lên quy trình mua hàng, báo kế toán lên kế hoạch chi tiền
Kiểm tra giá cước vận chuyển nước ngoài, trong nước xem xét điều kiện nhập khẩu lợi cho HCP:
FOB, CFR, CIF và các thủ tục nhập hàng về, mua bảo hiểm lô hàng (nếu có)
Liên hệ đại lý book tàu để đôn đốc lấy hàng về Việt Nam sau khi liên hệ các đại lý có giá tốt nhất
Kiểm tra chứng từ hàng nhập khẩu, liên hệ NCC cung cấp đầy đủ chứng từ
Khi có thông báo hàng đến liên hệ phối hợp giải quyết các vấn đề nhập khẩu và làm thủ tục hải quan thông quan, sắp xếp nhà máy và book vận chuyển đem hàng về kho
Tập hợp sắp xếp đóng hồ sơ hàng nhập khẩu, xác định đẩy đủ các chi phí của lô hàng để nhập đầu vào cho chính xác
b. Công việc liên quan xuất khẩu
Khi nhận được đơn hàng thì lên memo sản xuất
Lên kế hoạch sản xuất và lên hàng với nhà máy để xác định lịch tàu phù hợp
Chuẩn bị các chứng từ liên quan để làm chứng nhận xuất xứ hàng hóa: bảng kê tiêu chí, nguyên vật liệu
Kiểm tra, liên hệ các đại lý để báo giá và chốt giá cước tàu tốt nhất phù hợp với lịch lên hàng
Book đại lý để có booking xuất hàng
Book xe vận chuyển nội địa hàng xuất khẩu
Làm chứng từ hàng xuất: hợp đồng, invoice, packing list, SI, ISF,...
Liên hệ kiểm tra mở tờ khai, xử lý các vấn để phát sinh để thông quan
Khi tờ khai thông quan báo kế toán xuất hóa đơn
Cập nhật chi tiết thanh toán cước tàu để xuất Bill tàu
Lưu trữ, sắp xếp chứng từ hàng xuất khẩu, tổng hợp tất cả chi phí lô hàng xuất gửi sales, ...
Kiểm tra, cập nhật và theo dõi các khoản công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với khách hàng và NCC
Nhắc nhở phòng kinh doanh các khoản phải thu đến hạn, theo dõi các khoản phải trả đến hạn.
Nếu phải trả không đúng hạn thì đi hẹn nhà cung cấp
Đặt xe giao hàng nội địa cho phòng kinh doanh
Check và xin báo giá cước tàu quốc tế
Tính giá hoa hồng cho sếp và PKD
2. Vận hành và cập nhật dữ liệu trên hệ thống CRM:
Nhập thông tin khách hàng mới (tên công ty, người liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ...) vào hệ thống CRM theo quy chuẩn dữ liệu công ty.
Cập nhật trạng thái khách hàng theo từng giai đoạn: tiềm năng → liên hệ → gửi báo giá → chốt đơn → chăm sóc hậu mãi.
Đảm bảo hệ thống CRM luôn cập nhật chính xác và đầy đủ dữ liệu phục vụ cho báo cáo.
3. Hỗ trợ kinh doanh và xử lý đơn hàng:
Soạn thảo báo giá, hợp đồng, phiếu đặt hàng, phiếu giao hàng theo mẫu có sẵn.
Kiểm tra và theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng: tồn kho, lịch giao hàng, xuất hóa đơn, thu công nợ.
Làm việc trực tiếp với bộ phận kho, kế toán, sản xuất để đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng quy trình và tiến độ.
Xuất dữ liệu từ CRM để lập báo cáo tuần/tháng về: số lượng khách hàng mới, đơn hàng phát sinh, tỉ lệ chuyển đổi, doanh số theo nhân viên/khách hàng/khu vực...
Trả lời các thắc mắc của khách hàng liên quan đến đơn hàng, hợp đồng, thời gian giao hàng.
Làm các công việc theo yêu cầu cấp trên.