Sales Operations Specialist

1. Vận hành hệ thống:
• Quản lý dữ liệu gốc (master data) bao gồm: danh sách sản phẩm, thông tin khách hàng, tuyến bán hàng, tạo người dùng, phân quyền truy cập và thông số chương trình khuyến mại.
• Theo dõi và phản hồi kịp thời các yêu cầu của đội ngũ Kinh doanh để xử lý sự cố ứng dụng; đảm bảo sự cố được ghi nhận, theo dõi và đóng theo đúng quy trình.
• Xử lý yêu cầu hằng ngày từ Nhà phân phối và đội ngũ Kinh doanh liên quan đến hệ thống; phối hợp với IT của Nhà phân phối để hỗ trợ hệ thống, khắc phục sự cố và hướng dẫn nghiệp vụ cho người dùng handheld & back-office (thủ kho, kế toán, sales admin, lực lượng bán hàng).
2. Quản lý Khách hàng, Tuyến bán hàng, Sản phẩm & Kho / Kiểm soát giao dịch:
• Chịu trách nhiệm toàn diện về phê duyệt điểm bán (POS), tạo tuyến bán hàng & phân quyền trên hệ thống, cập nhật thông tin sản phẩm và khách hàng kịp thời.
• Kiểm tra, xác nhận dữ liệu giao dịch; hướng dẫn điều chỉnh hệ thống cho các trường hợp phiếu ghi có/ghi nợ, điều chỉnh hóa đơn và xử lý các giao dịch khác ngoài sản phẩm (khuyến mại, đổi thưởng, phần thưởng).
• Đảm bảo độ chính xác dữ liệu và tuân thủ; kiểm tra khảo sát, liên kết các báo cáo trong trường hợp có yêu cầu/sự cố từ các bộ phận chức năng.
• Theo dõi công nợ khách hàng và phối hợp chặt chẽ với Finance/Key Account để đối soát và khớp với báo cáo tài chính của Nhà phân phối.
3. Thiết lập chương trình thương mại & kiểm soát điểm bán tham gia:
• Chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập các chương trình trên hệ thống theo yêu cầu của Sales, Trade Strategy & Brand (Sell-in, Sell-out, Display Fee, Reward).
• Theo dõi và cập nhật phân tuyến khách hàng & thời gian chương trình.
• Hỗ trợ xử lý dữ liệu chốt (cut-off) để đối soát chương trình và các trường hợp ngoại
lệ.
4. Hỗ trợ nâng cấp hệ thống & kiểm tra dữ liệu:
• Phối hợp với Team/IT trong quá trình nâng cấp hệ thống và các đợt kiểm tra dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Điều tra các vấn đề dữ liệu và phối hợp với vendor và các bộ phận nội bộ để xử lý.
• Hỗ trợ Line Manager trong việc triển khai hệ thống mới, cải tiến liên tục, đào tạo và chuyển giao kiến thức cho người dùng mới.
5. Báo cáo tuần/tháng & quản lý dữ liệu bên ngoài:
• Tổng hợp và kiểm tra dữ liệu từ tất cả Nhà phân phối nhằm đảm bảo tính chuẩn hóa và chính xác.
• Chuẩn bị báo cáo hiệu suất hằng ngày/tuần/tháng cho các bên liên quan nội bộ.
• Upload dữ liệu Nhà phân phối vào hệ thống, đảm bảo phân bổ đúng và báo cáo đúng hạn.
• Tạo và chia sẻ báo cáo theo dõi cho DS (Distribution Supervisor) hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.
6. Tạo PR/PO:
• Hỗ trợ tạo PR/PO theo yêu cầu của Line Manager.