Thủ Kho Kiêm Kế Toán

1. Đối với Bộ phận kho:
1.1. Công việc hàng ngày / Daily Job
1.1.1. Quản lý vận hành kho
· Kiểm tra và giám sát toàn bộ hoạt động các khu vực kho: Nguyên liệu / Bao bì / Thành phẩm, bán thành phẩm.
· Kiểm soát nhập - xuất kho:
o Tiếp nhận, kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho
o Xuất kho theo lệnh sản xuất, đảm bảo đúng - đủ - kịp thời
· Kiểm soát tồn kho thực tế, đảm bảo số liệu khớp với hệ thống.
· Sắp xếp kho khoa học theo nguyên tắc: FIFO/FEFO - dễ tìm - dễ lấy - dễ kiểm soát.
1.1.2. Kiểm soát điều kiện kho & ATTP
· Giám sát:
o 5S, vệ sinh kho
o Kiểm soát côn trùng
o Điều kiện lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm...)
· Đảm bảo:
o Hàng hóa được bảo quản đúng tiêu chuẩn
o Tài sản, cơ sở hạ tầng kho luôn trong tình trạng tốt
· Báo cáo ngay các bất thường: hư hỏng, sai vị trí, nguy cơ ATTP.
1.1.3. Quản lý nhân sự kho
· Phân công công việc theo kế hoạch nhập - xuất.
· Chấm công, kiểm soát tăng ca, tối ưu chi phí nhân công.
· Điều phối nhân lực linh hoạt theo khối lượng công việc.
1.1.4 Kiểm soát chi phí & dữ liệu (Warehouse Accounting)
· Ghi nhận đầy đủ, chính xác chứng từ nhập - xuất - tồn.
· Theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất.
· Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, bao bì.
· Cập nhật dữ liệu phục vụ tính giá thành sản phẩm.
· Lập phiếu - nhập -xuất - chuyển kho đúng qui định
1.1. 5. Quản lý bất thường
· Phát hiện và báo cáo kịp thời:
o Sai lệch tồn kho
o Hàng cận date / hết hạn
o Hư hỏng, thất thoát
· Phối hợp xử lý nhanh, không để ảnh hưởng đến sản xuất.
1.2 Công việc hàng tháng / Monthly Job
· Tổng hợp:
o Số lượng nhập - xuất hàng hóa
o Các sự cố phát sinh trong kho
· Thực hiện kiểm kê kho (định kỳ/đột xuất).
· Lập báo cáo tồn kho & phân tích chênh lệch.
· Phân tích:
o Sai lệch số liệu
o Tiêu hao so với định mức
· Đề xuất cải tiến:
o Layout kho
o Tối ưu tồn kho
o Giảm hao hụt & chi phí
1.3. Báo cáo / Reporting
· Báo cáo nhập - xuất - tồn (Daily / Weekly / Monthly)
· Báo cáo nhập xuất (In/Out)
· Báo cáo kiểm kê & sai lệch
· Báo cáo sự cố (Incident report)
· Báo cáo chi phí & tiêu hao nguyên vật liệu
1.4 quyền hạn / rights
· Yêu cầu các bộ phận cung cấp thông tin liên quan đến nhập - xuất hàng.
· Từ chối nhập/xuất khi:
o Không đủ chứng từ
o Hàng không đạt yêu cầu
· Đề xuất cải tiến quy trình kho và quản lý tồn kho.
· Yêu cầu hỗ trợ từ Ban Giám đốc trong trường hợp cần thiết.
· Tham gia kiểm tra, truy xuất khi có sự cố khẩn cấp.
1.5. Kết quả cần đạt / target
· Không xảy ra tình trạng hết hàng hoặc tồn cận date
· 100% tuân thủ FIFO/FEFO
· Sai lệch tồn kho ≤ ±1%
· Không thất thoát hàng hóa
· Kho luôn đạt tiêu chuẩn 5S - ATTP - GMP
· Dữ liệu kho chính xác, phục vụ tính giá thành kịp thời
· Chủ động trong công việc.
· Thiết lập và vận hành Ma trận kỹ năng (Skill Matrix) kết hợp kế hoạch đào tạo kế thừa (Succession Planning): đảm bảo 100% vị trí trọng yếu có tối thiểu 02 nhân sự đủ năng lực thay thế, nhằm duy trì vận hành liên tục, giảm phụ thuộc cá nhân và tối ưu điều phối nhân lực ( khi bộ phận có ≥ nhân sự)
2. Đối với các Phòng Ban khác:
· Phối hợp với Phòng Kế toán trong việc đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn, cung cấp chứng từ và dữ liệu phục vụ tính giá thành, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch.
· Phối hợp với Bộ phận Sản xuất để cấp phát nguyên vật liệu đúng kế hoạch, theo dõi tiêu hao so với định mức và xử lý nguyên vật liệu dư/không phù hợp.
· Phối hợp với Bộ phận Mua hàng trong việc theo dõi tồn kho, đề xuất kế hoạch nhập hàng và kiểm tra tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
· Phối hợp với QC để kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, điều kiện lưu kho và xử lý hàng không phù hợp theo quy định.
3. Công việc khác:
· Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc xưởng.
· Tuân thủ quy trình, biểu mẫu và hệ thống công ty.
· Đảm bảo bảo mật dữ liệu kho & chi phí sản xuất.