Thư ký Ban Giám đốc

Mô tả Công việc
Vai trò chính là Thư ký riêng cho Ban Giám Đốc (BGĐ).
Lên kế hoạch lịch trình và chuẩn bị cho các cuộc họp: Đặt lịch họp cho BGĐ, chuẩn bị phòng họp và tài liệu cần thiết cho các cuộc họp.
Trao đổi email, điện thoại,...với các đối tác để sắp xếp lịch trình, thời gian,[protected info] các cuộc họp với BGĐ.
Thực hiện các công việc hành chính: Thực hiện các nhiệm vụ hành chính như lưu trữ tài liệu, soạn thảo thư từ, in ấn, trình ký cho các giấy tờ/ chứng từ có liên quan đến BGĐ.
Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ cá nhân cho BGĐ.
Chuẩn bị lịch trình công tác cho BGĐ (bao gồm: visa, khách sạn, máy bay,...)
Chuẩn bị bộ hồ sơ thanh toán các chi phí của BGĐ cho bộ phận Kế toán.
Giao tiếp và điều phối: Làm điểm liên lạc giữa Ban Giám Đốc và các phòng ban khác trong công ty, giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.
Tổ chức sự kiện: Hỗ trợ trong việc tổ chức các sự kiện nội bộ và cuộc họp lớn của công ty.
Quản lý lịch trình: Quản lý lịch trình cá nhân và công tác của các thành viên trong Ban Giám Đốc.
Hỗ trợ cá nhân cho các thành viên Ban Giám Đốc: Quản lý các yêu cầu cá nhân và hỗ trợ các nhu cầu hành chính cho thành viên Ban Giám Đốc.
Liên lạc với Phòng Nhân sự: Hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự như quản lý các thông tin nhân viên, hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và đào tạo.
Sắp xếp lịch cho giao hàng & vận chuyển cho BP. Operation (nhân viên giao hàng, vệ sinh, tài xế,...)
Thực hiện các công việc do BGĐ yêu cầu.