1. Mục Tiêu Vị Trí
Đảm bảo Ban Giám Đốc (BGĐ) vận hành hiệu quả bằng cách:
Chuẩn hóa thông tin - lịch trình - quyết định
Kết nối & thúc đẩy các Phòng Ban thực thi đúng KPI
Giảm tối đa "độ trễ ra quyết định" và "đứt gãy triển khai"
Đây không phải vị trí hành chính đơn thuần, mà là cánh tay vận hành trực tiếp của CEO/BGĐ
2. Vai Trò & Trách Nhiệm Chính
2.1. Điều phối & quản trị công việc BGĐ
Quản lý lịch làm việc, họp, ưu tiên công việc của CEO/BGĐ
Chuẩn bị tài liệu, báo cáo trước mỗi cuộc họp (làm rõ mục tiêu - vấn đề - dữ liệu)
Ghi nhận, tổng hợp và follow-up toàn bộ quyết định sau họp
2.2. Kết nối & thúc đẩy các phòng ban
Là đầu mối liên lạc giữa BGĐ và các Phòng, Ban, Bộ Phận.
Theo dõi tiến độ KPI từng bộ phận, cảnh báo sớm khi có lệch tiến độ
Đốc thúc, nhắc việc, đảm bảo "việc giao phải có người làm - có deadline - có kết quả"
2.3. Quản lý thông tin & báo cáo
Xây dựng hệ thống báo cáo tuần/tháng cho BGĐ (ngắn gọn - đúng trọng tâm)
Tổng hợp số liệu từ các phòng → chuyển thành insight
phục vụ quyết định
Lưu trữ, quản lý tài liệu, hợp đồng, thông tin quan trọng
2.4. Triển khai các dự án đặc biệt của BGĐ
Tham gia trực tiếp các dự án chiến lược (AI, mở rộng kinh doanh, BĐS...)
Theo dõi tiến độ, điều phối nguồn lực, xử lý vấn đề phát sinh
Chủ động đề xuất giải pháp khi gặp bottleneck
3. KPI / Kết Quả Kỳ Vọng
0 - 3 tháng:
Nắm được toàn bộ hoạt động các Phòng Ban
Quản lý lịch BGĐ trơn tru, không miss việc
100% cuộc họp có:
Agenda rõ
Biên bản
Follow-up sau họp
Thiết lập hệ thống báo cáo cơ bản
3 - 6 tháng:
Xây dựng được hệ thống theo dõi KPI các Phòng
Giảm ≥30% tình trạng trễ deadline nội bộ
Chủ động cảnh báo rủi ro trước khi xảy ra
Hỗ trợ BGĐ ra quyết định nhanh hơn (có dữ liệu & tổng hợp rõ)
6 - 12 tháng:
Trở thành "hub vận hành" giữa BGĐ và các phòng ban
Chuẩn hóa quy trình họp - báo cáo - giao việc
Tham gia triển khai ít nhất 1-2 dự án quan trọng thành công
BGĐ có thể "ủy quyền vận hành" một phần công việc
4. Yêu Cầu Ứng Viên
4.1. Bắt buộc:
Kinh nghiệm 1-3 năm ở vị trí:
Thư ký / Trợ lý / PM / Điều phối / Ops
Tư duy:
Logic, hệ thống
Nhạy với vấn đề & tiến độ
Kỹ năng:
Quản lý công việc & đa nhiệm tốt
Giao tiếp rõ ràng, không vòng vo
Viết báo cáo, tổng hợp thông tin tốt
Tính cách:
Chủ động cao (không chờ giao việc)
Chịu áp lực tốt
Cẩn thận nhưng không chậm
4.2. Ưu tiên:
Từng làm trong môi trường startup / scale-up
Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với CEO / founder
Biết sử dụng các công cụ quản lý công việc
Có hiểu biết về công nghệ / AI / kinh doanh
5. Tiêu Chí Loại (Không Phù Hợp)
Chỉ quen làm việc hành chính, không chịu áp lực
Thiếu tính chủ động, phải "cầm tay chỉ việc"
Ngại va chạm, không dám đốc thúc người khác
Không theo sát công việc đến cùng
Làm việc cảm tính, thiếu hệ thống
6. Quyền Hạn & Phạm Vi
• Được quyền:
- Yêu cầu các phòng ban cập nhật tiến độ
- Nhắc việc, đốc thúc theo KPI đã được BGĐ giao
• Tham gia:
- Họp chiến lược
- Dự án quan trọng
• Được tiếp cận:
- Thông tin nội bộ cấp cao
7. Mô Hình Làm Việc
• Báo cáo trực tiếp: CEO
• Làm việc chặt chẽ với:
- Trưởng các Phòng Ban
• Team hiện tại: đang có 1 người → mở rộng
8. Chế Độ Đãi Ngộ
Lương cứng: Thỏa thuận + các khoản : Hiệu quả Kinh doanh, KPI 10%, Thưởng, Tết + Lương tháng 13
Chế độ phúc lợi đầy đủ theo quy định của pháp luật:
BHXH, BHYT, BHTN, nghỉ phép năm, nghỉ lễ.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thân thiện, có cơ hội phát triển và thăng tiến.
Các hoạt động nội bộ hấp dẫn:
Du lịch hàng năm, team-building, tiệc tất niên, sinh nhật hàng tháng...
CƠ HỘI:Thăng tiến lên vị trí
Trợ lý Ban Giám Đốc /
Phó Giám Đốc Điều Hành (COO)
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm sức khỏe, Thưởng tháng 13, Team building, Du lịch hàng năm
