THƯ KÝ BAN GIÁM ĐỐC

1. Mục Tiêu Vị Trí
+ Đảm bảo BGĐ vận hành hiệu quả thông qua:
- Chuẩn hóa thông tin, lịch trình và quyết định
- Kết nối các phòng ban triển khai đúng KPI
- Giảm độ trễ ra quyết định & triển khai
- Đây là vị trí vận hành đồng hành trực tiếp cùng CEO/BGĐ, không chỉ mang tính hành chính.
2. Vai trò & trách nhiệm
- Điều phối công việc BGĐ
- Quản lý lịch họp, ưu tiên công việc của CEO/BGĐ
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và theo dõi sau họp
- Kết nối & thúc đẩy phòng ban
- Theo dõi KPI, tiến độ công việc giữa các bộ phận
- Đốc thúc triển khai đúng deadline và kết quả
- Quản lý báo cáo & thông tin
- Xây dựng báo cáo tuần/tháng ngắn gọn, trọng tâm
- Tổng hợp dữ liệu hỗ trợ BGĐ ra quyết định
- Hỗ trợ dự án chiến lược
- Tham gia các dự án AI, mở rộng kinh doanh
- Theo dõi tiến độ và đề xuất giải pháp khi phát sinh vấn đề
3. KPI kỳ vọng
+ 0-3 tháng:
- Nắm hoạt động các phòng ban
- Tất cả các cuộc họp có chương trình cụ thể, biên bản & theo dõi sát sao tiến độ.
- Thiết lập hệ thống báo cáo cơ bản
+ 3-12 tháng
- Xây dựng hệ thống theo dõi KPI
- Giảm tình trạng trễ deadline nội bộ
- Chuẩn hóa quy trình họp - báo cáo - giao việc
- Hỗ trợ BGĐ ra quyết định nhanh và hiệu quả hơn
4. Yêu cầu ứng viên
+ Bắt buộc:
- 1-3 năm kinh nghiệm Thư ký/Trợ lý/Điều phối/PM
- Tư duy logic, hệ thống, chủ động cao
- Kỹ năng quản lý công việc, giao tiếp & tổng hợp báo cáo tốt
+ Ưu tiên
- Có kinh nghiệm khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp mở rộng phát triển quy mô nhanh
- Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với CEO
- Hiểu công nghệ, AI hoặc công cụ quản lý công việc
+ Chưa phù hợp nếu
- Thiếu chủ động, theo sát công việc chưa tốt
- Thiên về hành chính, thiếu tư duy hệ thống
5. Quyền hạn & phạm vi
- Yêu cầu các phòng ban cập nhật tiến độ
- Tham gia họp chiến lược và dự án quan trọng
- Tiếp cận thông tin nội bộ cấp quản lý
6. Mô hình làm việc
- Báo cáo trực tiếp CEO
- Phối hợp chặt chẽ với trưởng các phòng ban
- Có cơ hội phát triển lên Trợ lý BGĐ / COO
7. Đãi ngộ
- Lương cứng: Thỏa thuận + các khoản : Hiệu quả Kinh doanh, KPI 10%, Thưởng, Tết + Lương tháng 13
- Đầy đủ BHXH, BHYT, nghỉ phép, lễ Tết
- Team building, du lịch và môi trường phát triển lâu dài