Thư ký Ban Phát triển dự án (làm việc tại Quận 3)

Công việc chính:
Tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ gửi đến Ban Phát triển dự án và chuyển tiếp hồ sơ đến các phòng ban có liên quan để xử lý.
Đầu mối gửi công văn, giấy tờ, văn bản đến các bộ phận có ý kiến, trình xin ý kiến Ban lãnh đạo và các đối tác.
Liên hệ gửi hồ sơ Pháp lý và tương tác trực tiếp với đại diện của cơ quan Sở ban ngành.
Theo dõi, tổng hợp, tổ chức lữu trữ và định kỳ bàn giao toàn bộ các công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu... chuyển đến Bộ phận Văn thư Lưu trữ.
Theo dõi, hệ thống, cập nhật hồ sơ Pháp lý các dự án đang thuộc Ban Phát triển dự án phụ trách.
Báo cáo kết quả làm việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
Tham gia các cuộc họp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
Công tác Hành chính:
Theo dõi, đôn đốc CBNV các công tác như xác nhận ngày công, đơn nghỉ nghỉ phép... trình Quản lý bộ phận phê duyệt và chuyển tiếp hồ sơ.
Phụ trách in ấn, scan, lưu trữ trên server, photo tài liệu, theo dõi và đặt Văn phòng phẩm hàng tháng.
Đặt phòng họp, theo dõi và thông tin cho Quản lý bộ phận tham dự các cuộc họp với Ban lãnh đạo, đối tác.
Tương tác với bộ phận Hành chính hỗ trợ đặt taxi, khách sạn, vé máy bay... trong các chuyến công tác cho Quản lý bộ phận.
Theo dõi tổng hợp chi phí công việc hàng tháng (chi phí Hành chính, công tác phí...) đồng thời thực hiện công tác lập Đề nghị tạm ứng, Đề nghị thanh toán ... gửi bộ phận Kế toán.
Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng bộ phận.